如何與下屬溝通會成功
管理者如果沒有了然于胸的"與下屬溝通的好辦法",是很危險的.可在現實管理中,能關注并重視與下屬溝通的管理者并不多,一半是仗著管理權威還在,一半則是因為沒有溝通的好思路.
管理者應如何有計劃地與下屬建立溝通?重點在于是否在員工最需要的時候、在管理最需要的時候進行第一時間溝通,是否讓團隊的成員感受到公平、公正和尊重的對待.因此,溝通規劃需要確定的是在什么時候什么地點與什么對象進行什么方式的溝通,這是溝通規劃必備的.
一、溝通規劃的必備四要素
1、溝通對象
在溝通規劃中,必須將所有下屬進行分類,因為工作特點及員工特性不同的下屬有著不同的溝通需求,一般來說,下屬工作時間的長短是分類的主要標準,也可以將下屬分為管理與技術兩種類別或其他分類方式.
為了便于說明,本文以入職時間來對溝通對象進行分類,以入職1年為界限將員工分為新員工和老員工.
2、溝通形式
根據溝通的人數來說,通常有一對一、一對多、多對一、多對多等四種溝通方式.
一對一,是指與下屬單獨進行溝通面談;一對多,則是與多個下屬同時進行溝通,常指小座談會、溝通會的形式;多對一,由多位相關管理者與特定下屬進行的溝通,這種溝通方式多針對具體的問題解決而進行的;多對多是指由多個相關的管理者與多個下屬進行溝通,以座談會形式多見.
溝通可以很正式的開展,也可以很自然隨意的進行,具體取決于溝通的目的.根據溝通的正式程度來分,通常有正式、半正式、自由式等三種溝通方式.正式溝通,是指選定場地,在場地內進行目標明確的溝通,以工作溝通為主;自由式溝通,是不拘泥場地、形式的溝通方式,多為關心員工、了解情況或與工作主旨沒有直接關聯的溝通.半正式溝通則居于兩者之間.
無論是何種溝通形式,建立雙方公平、親切、輕松的溝通環境和氛圍都是必須的.
3、溝通時間
以新員工與老員工的分類為例.新員工是企業的一個特殊群體,由于對企業及所在團隊并不熟悉,認同度也不高,因此,對新員工的有效溝通直接影響一個新員工融入團隊的程度.
1)一般來說,與新員工的溝通至少有五個時間點.
第一次,上班的第一二天
原因:員工剛入職對企業會根據所見所聞產生第一印象,第一印象的形成直接影響接下來的員工工作心態,因此,應第一時間了解新員工的想法,及時糾偏,并針對性的解決員工的誤解及困惑.如果感覺員工對企業的不認同度很強烈,也可主動與員工達成相互淘汰的口頭協議.
第二次,上班一月后
原因:相對剛入職,上班一月對工作對團隊都已有了實質的接觸但了解還不夠深入,這個時候員工對公司的認同感并不穩固.因此很有必要及時與員工的'溝通,以利于及時調整員工的工作方式方法,給員工更多的鼓勵.一方面讓員工在接下來的工作中少走彎路,另一方面也及時了解員工的心理動態.
第三次,上班三個月后
原因:三個月多是試用期結束要轉正了,這是與員工溝通的關鍵時間點.
第四次,上班一年后
原因:這是一個總結的時間.對于一般性崗位的新員工來說,一年的時間足夠使新員工向老員工開始過渡轉換,這個時候的溝通面談很有必要.
第五次,員工工作重大成績或重大失誤發生的第一時間
原因:重大成績或重大失誤的溝通,是為獎懲提供準確的依據,也了解重大事件對員工的影響,以便為該員工的管理提供依據.對員工重大成績的溝通面談,當然是以激勵為主.
2)而對老員工的面談時間點的選擇則為靈活,多在一些事件主動或被動發生時的第一時間溝通:
第一,定期與老員工進行溝通,如半年一次;
第二,在員工出現工作上的重大或突出問題時或生活變故時;
第三,在周期性績效評估前;
第四,在員工提出離職時;
第五,在員工異動或晉升的第一時間等等.
溝通時間的選定依據是員工需要及企業利益的需要,確保不疏漏任何一次,確保第一時間介入溝通.
4、溝通地點
溝通面談地點根據溝通的目的、對象來定,一般分三類
自由場合:即不論場地,以自由、隨性的溝通為目的.比如,新入職第一天的員工,也許在下班的路上就可以聊一聊,或在飯堂里邊吃飯邊溝通.
非正式場合:對場地限制不嚴格,可以是辦公場所,也可以是生活場所.如果發現下屬最近似乎情緒很不好,需要主動與下屬進行溝通,可以從關心的角度直接到下屬的宿舍里去談.
正式的場合:一般為室內,沒有他人打擾,封閉式進行.一般為目的明確,針對性強的溝通.對周期性績效評估前或具體工作事件的溝通,更適合在比較正式的場合進行.
二、管理者與下屬溝通的實用見解
1、以直接上下級的溝通為主
在適當的時間以合理的方式與合適的對象進行必要的溝通,讓管理者第一時間了解直接下屬的工作信息與狀態,才能使得團隊信息暢通,并第一時間消除所有對下屬工作有著不良影響的隱患:如情緒、困境、誤解、不良看法等等.一般來說,溝通規劃只涉及管理者與直接下屬,不建議常態的跨級溝通.
以下幾種情況下,可以開展跨級溝通:在直接下屬的要求并陪同下,與直接下屬的下屬進行針對性溝通;座談會或下到基層了解員工動態;直接下屬嚴重不稱職,為確保團隊穩定,緊急進行的溝通;在直接下屬請求下進行的一些必要溝通等.
2、要關注關心下屬
什么時候需要與下屬進行溝通?除了我們談到的一些特定或周期性的時機外,其實更多時候需要管理者對下屬的細心關注和關心,才能發現溝通的時機和需求,因此,一個合格的管理者必須時刻關注關心自己的下屬.
3、在事情結果發生前進行溝通
溝通是預防溝通是化解因此溝通必須提前,在溝通需求產生的第一時間開展.將溝通當作是解決問題的手段則是不適當的.舉例,年度績效評估時立即與下屬進行溝通與績效評估結果出來后再與下屬溝通進行比較,效果完全不同.后者,極有可能激化下屬的不滿.
三、關于溝通技巧
常有管理者問我說,徐老師,管理溝通有什么決竅和技巧?我很少告訴管理者關于管理溝通的技巧,因為我認為作為實戰技巧,最好的決竅就是不斷的進行管理溝通的實踐.而事實上,許多管理者缺乏的不是溝通的技巧,而是溝通的意識、溝通的習慣,因此,管理者建立員工溝通規劃是非常必要的.有了不斷的溝通,技巧就自然生成了,這才是屬于自己的溝通技巧.
當然,溝通還是需要關注兩個關鍵問題的:第一個就是,學會批評.關心、贊揚的溝通相對來說,更易于開展,而批評,卻難得多.有一個三明治批評策略的方法(建議上網找找這個方法的說明,這里不贅述了),值得借鑒.第二個就是,要求改善的技巧.批評是批評了,但如果不能得到下屬關于改善的行動回應,那批評也就是白費口舌.因此,既然提到了問題,就要通過溝通讓下屬實實在在的開展改善的工作.
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