辦公文秘如何做好檔案管理工作
檔案是人類發展到一定階段的產物,是處理完畢的、具有參考價值的、集中保存的、系統的歷史文件,是檔案信息與檔案客體的復合體,那么,如何做好檔案管理工作呢?下面是YJBYS小編為大家搜索整理的相關內容,歡迎參考閱讀,希望對大家有所幫助!想了解更多相關信息請持續關注我們應屆畢業生培訓網!
一、規范公文處理,把好公文形成關
公文是檔案的前身,當其處在傳遞、運轉、承辦和執行過程中,具有現行效用,不能稱其為檔案;檔案一般是完成了文書處理程序,完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點,規范公文處理,把好公文形成關,是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的關鍵環節。不同單位的文件擬制部門各不同,有的單位的公文是由辦公室統一擬制的,有的則是由相關職能部門起草然后交由辦公室負責印發。我區就屬于后者,由于各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同,對公文起草工作相關要求的理解存在差異,導致起草的文件的質量也就大不一樣。我們單位在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面:
1.文種使用不當。主要有請示、報告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規范使用紅頭文件等。
2.附件標識比較混亂。有的公文注有附件,但既不在規定的位置做出標識,也不在附件名稱前標識出具體的序號,行文程序很混亂。
3.公文印制不規范,用紙有大有小,給后來的檔案裝訂和管理帶來很大不便。
4.公文主題詞標注不準確,不利于檢索查找。
5.數字使用不規范等等。上述情況,嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此,一名專門負責公文擬制的你人員,平時有責任也有義務對各部門呈送的公文初稿進行規范處理,依照有關規定,全面審核,嚴格核稿,特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句等要嚴格把關,發現問題應盡快與提供初稿的職能部門進行銜接,共同磋商,盡量將各種問題都解決在核稿階段,決不能將問題推給簽發的領導定奪,以確保公文的高質量、高水平,以及檔案的高質量、高水平。
二、檔案整理工作,從公文的評估分類做起
公文形成后,經過一段時間的歸整處理,待文件涉及的事務處理完畢,文書人員即可以對公文的保存進行價值評估,根據公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理:去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀,而是放到別處);將涉及本單位改革、發展、穩定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來,以備隨時查閱和調用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰,它要求文書人員有發展的眼光和敏銳的洞察能力,能夠在數量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔,供日后的'工作查考利用。而要做好該項工作,可以從以下幾個方面進行:
1.對檔案工作要有高度的認識,要實現從公文到檔案的成功轉化,就必須重視公文的規范化管理,實現文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融,加強檔案部門對文件管理的超前控制,這樣才能保證檔案的質量,減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續,避免重復立卷,使文書工作流程更加科學化、合理化。
2.要有高度的職業責任感。檔案工作人員要有較強的職業悟性,要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里,要有對歷史負責的態度,使檔案工作平時化、平常化。因此,務必要按照《辦法》的要求,規范地、科學地辦理好每一份文件,對每一份文件做出科學的評估。
3.要不斷提高自己的專業素質和綜合素質。文秘工作和檔案工作具有較強的專業性和技術性。在日常工作中,文秘人員要重視檔案知識的學習,加強檔案意識的培養,最好的辦法就是常備一本專業書籍,《檔案管理學》、《檔案管理基礎》等,以便需要時查閱,真正做到邊工作,邊學習,在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中,很多檔案工作人員都兼任秘書工作,因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。由于我區成立較早,在整理檔案過程中,已經形成了一套較科學的歸檔方法,具有較強的規律性,即年度——組織機構——內容,但在工作中,文秘人員不應該拘泥于傳統的整理歸類思路,但也不應該隨意更改,要結合本單位的具體發展實際,嚴格依照檔案管理部門的統一規范和要求,進行科學地創新,不斷提高本單位的檔案管理水平,盡量做到查找簡便、快捷。
三、完善公文材料,做好檔案收集工作
文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料,發現有附件而未及時歸檔的要催要,同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回,以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手:
1.檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發文,做完收文登記后,首先應鑒別該文件是否具有保存價值,如果其中一部分隨著現行效用的完成,便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件,退出現行領域之后,卻具有儲存價值,能使后人通過其載錄進行借鑒和利用,因此應按檔案整理規范要求,用不銹鋼釘子重新裝訂,后進行傳閱,閱辦完畢后,已初步進入歸檔程序,進一步歸整,以備平時查閱。
2.檔案整理工作應注重細節。對于本單位自生文件,領導簽發后,應將形成該文件的所有資料收集齊全,按照從上到下,依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整,并統一裝訂成冊,初步完成“件”,由零散“頁”到集中歸整為“件”,到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。
四、善于交流,接受新信息,達到資源共享
隨著社會形勢的變化和發展,對檔案整理工作的規范性要求也會隨著時代發展而越來越高,文秘工作人員要不斷總結自己的工作經驗,對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門,不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值,一定要結合本單位的職業特色,創造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識,樹立精品意識,培育職業意識。不斷接受新信息,擴大知識視野,提高自己的鑒別能力,充分利用各種媒體和機會,主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料,如大事記、組織嚴格、專題概要、統計數字匯集、會議簡介等,從而達到資源共享的目的。
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