企業檔案制度建設之我見
一、企業制度及其功能
企業制度廣義上是指企業管理體制、機制和基本制度,狹義上通常是指企業用文字形式對各項管理工作和勞動、安全操作要求的規定及員工的行為準則,即規章制度。制度的實質是要求員工明白并踐行什么是應該做的、怎樣做、做到什么程度;什么是禁止的、錯誤的及其危害。因此,制度是企業正常運行的基礎,是生產經營的基本保證,是執行力的原動力。
隨著全球經濟一體化,現代企業管理更趨復雜,由此對企業制度建設提出更高的要求,企業制度也在適應創新。制度的功能在以下三個方面體現得尤為明顯:首先,體制是企業主體架構,科學有序的管理體制是法人治理結構的根本保障。第二,機制是企業協調有序、動態平衡的運行機制,是生產經營穩定運作的保證。第三,內部規章制度是員工的行為規范。體制、機制、制度三個層面有機結合,形成完整的制度體系,是企業制度建設的著眼點和落腳點。
二、企業內部制度建設要點
(一)耶哈克假說。企業制度建設在耶哈克假的競爭,知識的競爭,成教學籍檔案管理人員必須樹立良好的服務意識,與時俱進,不斷提高業務水平和能力,積極拓展學籍檔案管理工作的廣度和深度,使高校學籍檔案工作走上科學化、規范化、正規化發展的軌道,成人高等教育學籍管理工作則需要不斷探索高等教育的發展規律,適應社會發展的需要,結合成人學生特點,不斷提高學籍管理工作效率和管理水平,才能為學校建設和社會發展做出積極貢獻。參考文獻
說出現后得到空前強化,其機理也是建立在這一假說基礎上。耶哈克假說認為,管理制度對被管理者是一個強制執行的過程。例如,為了保證客機飛行安全,要對所有的飛機乘客進行安全檢查。當時假設所有登機者都可能是危及飛行安全的人,通過安全檢查排除嫌疑。這樣做的目的是為了保證所有乘客的安全,維護公眾利益。因此,不僅得到社會廣泛支持,更得到大多數受檢人員的理解和遵守。按照這一機理,制度是為了保證企業生產經營全過程的安全有效運作,強制所有被管理者按照制度規定去做,違反了就要受到相應的處罰,這也是對大多數守法員工利益的維護。
(二)制度類別。企業內部制度雖涉及方方面面,內容也包羅萬象,但通常可以歸納為以下三個方面:
1.從內容上分為三類。一是基本制度,如章程、考勤制度等;二是工作制度,又叫專業管理制度,如財務管理制度、產品質量管理制度、技術操作規程等。三是責任制度,即工作崗位責任制。
2.從形式上分。則分別稱章程、條例、規定、辦1.曾虹.對加強成人高等教育學籍檔案管理工作的思考[J].陜西檔案,2017
2.孫曉濤.成人高等教育學籍檔案的收集與管理[J].文教資料,2017,203.唐華昭.成人教育學籍檔案管理規范化研究[J].長春理工大學學報,2017,7
4.陸小宇.淺議高校學籍檔案管理工作[J].上海檔案,2017,85.熊友菊.論高校教學檔案的收集與利用[J].職業教育研究,2017,4
法、細則、準則、規程、標準、守則、公約等。
3.從時間上分。可分為長期制度和短期制度(臨時制度)。長期制度是企業的基本制度,在相當長的時間內保持穩定,修改周期較長,因此又叫固定制度。短期制度是指在日常管理中不經常出現或臨時攻關某一難題、突擊完成某項任務而制定的制度,執行時間比較短,難題一破解,任務一完成,與之相應的制度也隨之廢止。
(三)制度建設要點。制度建設是一項內容廣泛、涉及面寬的工作,是系統工程。從經驗看,要始終把握住以下五個要點:
1.必須有明確的目標。制度建設的目的:一是用制度統一、規范員工的行為,以保證生產經營高效有序進行。古人常講,沒有規矩、不能成方圓。制度就是規矩,方圓就是目標。完善的制度建設,使員工自覺、高標準地遵守制度,上下思想統一,行動一致,團結協作,成為強大的內驅力,提升企業核心競爭力。
2.必須從實際出發。制度特別是內部制度是企業的工作標準和員工的行為規范,只有符合本企業的實際情況,才能發揮其應有的功能。從實際出發,要體現三性:一是針對性。就是要針對本行業、本企業的特征,有的放矢地制定政策。二是整體性。企業制度管理是完整的體系,各個制度相互聯系各有側重,但不能各自為制、互相矛盾,這樣就會消弱制度的整體效應。三是操作性。制度是要執行的,因此能操作、便于執行是重要的因素,不能操作再好的制度也沒用。
3.必須檢查落實。任何制度的實施都有一個從強制到被動、再到自覺遵守的過程,因此在實施過程中的檢查落實是關鍵環節。發現問題及時糾正,總結經驗,汲取教訓,才能不斷完善制度建設。
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4.必須以人為本。在制度建設全過程中,應自始至終體現出兩個觀念:一是制度面前人人平等觀念。雖然在制度實施過程中有管理者和被管理者。但是,管理者絕不是不受制度約束,相反管理者首先是制度的模范踐行者。二是自我管理觀念。在制度面前所有員工是客體,即被管理者;同時又都是主體,即管理者。制度建設只有在真正反映出這種內在特征才能體現以人為本,才能沿著正確的軌道運行。
5.必須傳承創新。制度特別是長期制度,是企業歷史的底蘊。例如,大慶油田的三老四嚴和紡織企業的老三基管理,至今仍有生命力,要傳承
好,把優良傳統發揚光大。與此同時,還要審時度勢致力創新。制度生命周期較長,并不意味著一成不變,相反,只有不斷創新才能讓制度有更大的'活力。例如,紡織設備維修過去的周期管理制度就不適應現在的要求,已用狀態維修替代周期維修。
三、制度建設要注意的三個問題
制度建設過程中,要格外注意解決好以下三個問題。
(一)對制度要有全面、客觀的正確認識。大家對制度不是萬能,但沒有制度萬萬不能有同感,形成共識。但是,也應逆向思維,認識到沒有制度萬萬不能,但制度不是萬能。兩句話的表意似乎相同,但有本質的差異。前者強調萬萬不能沒有制度,制度高于一切;經驗告訴我們,后者表述更全面、客觀。在制度建設中就要清醒認識到兩個方面:一方面,不是所有的制度都是好的,事實上設計出既符合本企業實際,又能體現出現實性、可行性和科學性的制度并不容易。因此,在制度建設中,絕不能忽視制度本身的問題,下功夫制定出好的制度。另一方面,不是所有好的制度都能取得好的結果。制度效能的好壞,不僅決定于制度本身,更決定于貫徹實施制度的過程,實施過程出現問題,再好的制度也不會有好的結果。
(二)制度建設的理想境界是員工自我管理,自覺遵守制度。無規矩,不成方圓,然而有規矩也未必成方圓,被動地執行規矩,難成理想的方圓。只有把規矩變成絕大多數員工的自我約束,自覺執行,變被動為主動,才能又好又快地做成方圓。因此,在制度建設中,一定要充分發揮廣大員工的主觀能動性,發揮他們不可替代的作用。
(三)制度建設要避免形式主義傾向。一些企業制度建設搞得轟轟烈烈,制度掛在墻上,講在嘴上,卻不能落實到行動上,效果當然不理想。這是制度建設的誤區。制度是要執行的,掛在墻上、講在嘴上,不能替代制度的落實,相反,是把制度庸俗化、表面化。當然,有些規章制度,如安全操作規程,掛在墻上,寫在板上也無可厚非,但絕不能用這些形式主義的表面文章代替制度的宣傳貫徹執行落實檢查考核總結提高。因為制度建設的本質特征是實務管理,離開落實制度便毫無意義。
企業檔案制度建設之我見 [篇2]
摘 要：文章從建立依法管理檔案的基礎條件；完善企業檔案法規體系；運用法律手段，強化監督檢查等方面入手，闡述了依法加強檔案管理的重要性和必要性，充分說明了依法治檔是社會主義市場經濟條件下搞好企業檔案工作的根本保證。 關鍵詞：企業；檔案管理；法制化建設
檔案作為國家和社會的寶貴財富，是國家政權和各種社會主體運行的真實歷史記錄，是支持其運行的法律依據。企業檔案是伴隨著企業生產、經營、建設、發展和管理活動而產生、發展的。為了使其更好地發揮作用，更好地為企業、經濟建設服務，企業就必須重視檔案的法制化建設，必須強化依法管理檔案。
一、檔案管理必須樹立法制意識
法制意識的確立是建立依法管理檔案的基礎條件。市場經濟是一種規范經濟、法制經濟。市場經濟的確立改變了過去高度集中的產品經濟、計劃經濟的運行方式，過去那種協調經濟系統運行的行政規則、行政手段、行政機制已經改變成為法制形式的規則、手段和機制,成為適應市場經濟的價值規律、競爭規律、供求規律要求的法制形式。在社會主義市場經濟條件下，企業職工的法律意識和法制觀念有了極大的提高，依法辦事已成為企業職工的普遍行為。對于企業檔案部門來講也同樣面臨著這個問題。 — 1 —
這就要求企業檔案工作者掌握法律武器，利用法律武器維護自身的權益，依據法律開展有效的工作。為此，企業檔案工作者應從宣傳《檔案法》及其實施辦法入手，積極做好宣傳工作，使企業領導、廣大職工知法、懂法、守法，并充分意識到只有把企業檔案工作納入法制建設的軌道，融入市場經濟大潮，企業檔案工作才能充滿活力，企業才能持續、穩定、健康地發展。
二、要進一步完善企業檔案法規體系
社會主義市場經濟是法制經濟，為了使企業檔案工作適應社會主義市場經濟不斷發展變化的形勢，必須加強企業檔案法制建設，要盡快由行政手段為主過渡到以法制手段為主，來實施對企業檔案工作的宏觀控制。因此，要把《檔案法》的貫徹和實施深入到企業的各項活動中去，對由于不重視企業檔案工作而造成企業一定損失的要依法給與處理，對違反《檔案法》，嚴重損害企業經濟效益的組織和個人，要追究法律責任，真正做到有法必依、執法必嚴、違法必究、堅決維護-法律的嚴肅性，真正在市場經濟運行中應用法律手段，既保障企業檔案工作的順利進行，又為企業的繁榮昌盛保駕護航。
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社會主義市場經濟體制的建立，使得企業檔案工作的范圍越來越寬，內容越來越新，作用越來越大，服務領域越來越廣，這無疑使企業獲得了一定的經濟效益。但由于受各方面條件的制約，有些企業檔案部門只注重經濟效益，不考慮社會效益的全面性，使企業檔案工作的服務性失去平衡，破壞了檔案工作尊重事 — 2 —
實、維護歷史的職業準則。針對社會主義市場經濟條件下企業檔案工作出現的新情況、新問題，要通過立法手段加以解決。要構造科學、合理、配套、符合我國國情和企業特點的檔案法規體系，制定近期立法計劃，定期做好已有檔案法規、規章的清理和檔案法規匯編的續編工作，使依法治檔新機制的運作更具有規范性、可操作性。
三、要加強行政執法機構
企業檔案行政執法機構是確保企業依法治檔的關鍵。市場經濟條件下，無論企業機構怎樣撤并，人員如何精簡，企業檔案行政執法機構必須明確，檔案行政執法職能不能削弱，企業檔案行政執法人員應當充實。這是社會主義市場經濟條件下，建立依法治檔機制的前提，也是市場經濟對依法加強檔案管理的要求。
四、運用法律手段，強化監督檢查
市場經濟條件下，強有力的法律、法規是監督社會法人工作行為的重要準則。企業檔案部門必須迅速適應這一新形勢，及時調整自己的工作手段，強化檔案法律武器和依法治檔。
（一）要調整手段。行政手段是社會主義計劃經濟條件下企業檔案部門開展檔案管理工作的主要手段。在市場經濟大潮的沖擊下，行政管理手段的功能已逐漸減弱。為此，企業檔案部門必須調整自己的工作手段，除了要繼續用好行政手段外，還要輔之以其它的各種手段，以適應社會主義市場經濟發展的需要。在現代社會中，網絡、廣播、電視、報刊等傳媒以其傳播范圍廣、速 — 3 —
度快等優點顯示出重要的作用，借助公共媒體宣傳工作，將成為各行各業的重要輿-論手段。企業檔案部門要充分利用這些宣傳陣地，以企業職工喜聞樂見的形式，宣傳檔案、企業檔案工作、檔案法規和制度，宣傳企業檔案工作社會化的意義，積極爭取各方的支持和配合，逐步增強企業職工乃至全民的檔案意識。
（二）要強化監督。建立健全企業檔案法規以后，關鍵在于執行法律。開展執法監督檢查是企業檔案部門義不容辭的職責。企業檔案部門要發揮檔案執法的主渠道作用，強化監督機制；要充分利用法律賦予的職權，做好檔案執法監督工作；要改變過去那種理不直氣不壯的錯誤想法，大膽開展工作。堅持有法必依、執法必嚴、違法必究的原則，該教育的要教育，該處理的要處理，決不姑息。
五、企業檔案行政管理部門內部機構的職責要作相應調整 企業檔案行政管理部門對企業檔案業務機構具有業務指導和監督作用。企業檔案業務指導機構可對有關部門提供的重要信息進行處理，牽頭論證和研究依法管理的具體范圍，開展檔案登記、監控和進行國有檔案資產管理業務；檔案執法監督機構應從立法、執法和監督三方面加強力量，并形成一支政治上、業務上、作風上過硬的檔案執法隊伍，形成舉報檔案違法行為的網絡，形成檔案執行監督體系，以適應依法治檔的需要。
市場經濟實質是一種法制化經濟。它不僅需要被管理者守法，尤其要求立法者和執法者守法，真正樹立法制的權威。因為 — 4 —
法具有規范性、統一性、穩定性、強制性，這些特點既適合于市場經濟，也適合于企業檔案工作的需求，因此，依法治檔是社會主義市場經濟條件下搞好企業檔案工作的根本保證。
參考文獻：
1.潘玉民 《檔案法學基礎》遼寧大學出版社2002年版；《論檔案法規體系》，《北京檔案》 1999年第11期
2.楊 研 《我國地方性檔案法規建設的現狀及分析》，《浙江檔案》1999年第6期
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