日常接待工作注意事項有哪些 日常接待工作注意事項及細節

日常接待工作注意事項有哪些 日常接待工作注意事項及細節

日期:2023-02-20 12:22:37    编辑:网络投稿    来源:网络资源

日常接待工作注意事項1.接待工作是對部門工作狀態的檢驗。接待是一種服務性質的工作,搞好接待工作自然要起很大的作用。2.在接待來訪者時,不僅要表現出禮貌、熱誠的歡迎態度,而

日常接待工作注意事項

1.接待工作是對部門工作狀態的檢驗。接待是一種服務性質的工作,搞好接待工作自然要起很大的作用。

2.在接待來訪者時,不僅要表現出禮貌、熱誠的歡迎態度,而且應反映出良好的專業素質——對來訪者所提供信息的關心與敏感,準確地記錄,在可能的情況下作出必要的承諾,請對方留下詳細的通訊地址或聯系電話。不管來訪者的要求是否合理、態度是否友好,公司有無可能滿足其要求,接待人都應使對方感覺到,自己非常尊重、理解和同情他,很愿意盡心盡力為他排憂解難。

3.公關人員應根據來訪者的不同情況,認真負責地及時向有關部門或最高決策者反映,并提出建議;在得到明確答復后,還要不斷督促相關方面進一步采取有效措施,解決來訪者提出的問題。

4.盡量按承諾的時間,將部門有關工作的進展情況,及時通報給來訪者;即使問題確實無法解決,也應實事求是地向對方說明原因,希望對方予以諒解。過若干時間,還應主動與來訪者聯系,征詢其意見和建議,以示組織對來訪者的關心和重視,爭取他們的理解和滿意。

日常接待工作注意事項 [篇2]

一、日常接待工作規范

(一)預約客人來訪

1、迎接禮儀

①看到有客人進入,應立即招呼來訪客人:應該認識到大部分來訪客人對公司來說都是重要的,要表示出熱情友好和愿意提供服務的態度。即使是在打電話也要對來客點頭示意,但不一定要起立迎接,也不必與來客握手。

②主動熱情問候客人:打招呼時,應輕輕點頭并面帶微笑。如果是已經認識的客人,稱呼要顯得比較親切。

③陌生客人的接待:陌生客人光臨時,應主動招呼并詢問其姓名及公司或單位名稱。通常可問:”您好,請問您是哪家公司?請問您找我們公司哪位員工呢?

2、接待禮儀

接待客人要注意以下幾點:

①客人要找的員工不在公司時,要明確告訴對方該員工到何處去了,以及何時回本單位,必要時可打電話詢問該員工何時回公司。如果確認員工無法短時間回來,請客人留下電話、地址,明確是由客人再次來單位,還是我方到對方單位去。

②客人到來時,我方負責人由于種種原因不能馬上接見,要向客人說明等待理由與等待時間,若客人愿意等待,就安排客人在接待區,同時向客人提供茶水、報紙或雜志。(不能讓客人在公司內部隨意走動,特別是辦公區域。)

③接待人員帶領客人到達目的地,應該有正確的引導方法和引導姿勢。

2017年第1版

在走廊的引導方法。接待人員在客人二三步之前,配合步調,讓客人走在內側。

在樓梯的引導方法。當引導客人上樓時,應該讓客人走在前面,接待人員走在后面,若是下樓時,應該由接待人員走在前面,客人在后面,上下樓梯時,接待人員應該注意客人的安全。

接待室的引導方法。當客人走入接待室,接待人員用手指示,請客人坐下,看到客人坐下后,才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座,應請客人改坐上座(一般靠近門的一方為下座)。

④客人入座后,需數好來人數,并詢問客人是喝茶還是喝水,立即準備茶水奉上,或會客時間較長,中途每隔二十分鐘需加水一次。

(二)不速之客的接待

有客人未預約來訪時,不要直接回答要找的人在或不在。而要告訴對方:“讓我看看他是否在。”同時婉轉地詢問對方來意:“請問您找他有什么事?”如果對方沒有通報姓名則必須問明,盡量從客人的回答中,充分判斷能否讓他與同事見面。如果客人要找的人是公司的領導,就更應該謹慎處理。

(三)電話禮儀

1、電話接聽技巧

①目的

當我們接聽電話時應該熱情,因為我們代表著公司的形象。 ②左手持聽筒、右手拿筆

大多數人習慣用右手拿起電話聽筒,但是,在與客戶進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。應提倡用左手拿聽筒,右手寫字或操縱電腦,這樣就可以輕松自如的達到與客戶溝通的'目的。

③電話鈴聲響過三聲之內接起電話。

④注意聲音和表情

說話須清晰,正對著話筒,發音準確。不能大吼也不能喃喃細語,并盡量用熱情和友好的語氣,語速平緩。使用禮貌用語“您好,佳度商貿” “請問有什么可以幫忙的嗎?”“謝謝您”,“不用謝”“再見”。

⑤復誦來電要點

電話接聽完畢之前,不要忘記復誦一遍來電的要點,防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會,使整個工作的效率更高。例如,應該對會面時間、地點、聯系電話、區域號碼等各方面的信息進行核查校對,盡可能地避免錯誤。

⑥最后道謝

最后的道謝也是基本的禮儀。

⑦讓客戶先收線

在電話即將結束時,應該禮貌地請客戶先收線,這時整個電話才算圓滿結束。

⑧當你正在通電話,又碰上客人來訪時,原則上應先招待來訪客人,此時應盡快和通話對方致歉,得到許可后掛斷電話。不過,電話內容很重要而不能馬上掛斷時,應告知來訪的客人稍等,然后繼續通話。

(四)注意事項

1、離座和外出

前臺接待人員工作的特殊性決定了其離座不應該太久,一般不能超過10分鐘。如果是因為特殊原因需要外出時,應該先找妥代辦人,并交待清楚接聽電話的方法等。

2、閑談與交談

應該區分閑談與交談。前臺人員應該盡量避免長時間的私人電話占線。更不應該出現在前臺與其他同事閑談的場面。

【日常接待工作注意事項】相關文章:

1.電腦族日常注意事項

2.日常安全注意事項

3.日常生活安全注意事項

4.日常健身的注意事項

5.女性日常補血的注意事項

6.日常保健的注意事項

7.關于日常爬山的注意事項

8.日常用電注意事項