怎樣用職位說明書管理員工
Z公司設計部的員工流行一句口頭禪：“有事找領導”。意指你有什么事情不要跟我說，先跟領導講，讓領導安排，我的工作是領導安排的，我無權做主。
這讓那些到設計部辦事的員工很是頭疼，事情無論大小都要經過設計部經理，經理在崗位還好，偏偏經理又是個忙人，有時不得不電話請示，但不請示又不行，沒有領導的指示，設計部員工不給辦理，或者不敢辦理。
在去年年底公司的員工滿意度調查中，該部門經理領導風格中的授權一項得分為零，就是說沒有一個員工對經理的授權感到滿意。沒有授權獲得了10多個員工的一致通過，這不能不說明該經理的管理風格存在問題。
探究兩件事情的背后，可以發現，這個部門的員工沒有職位說明書。盡管每個員工在公司的管理樹上都有一個職位，卻沒有針對各自職位的詳細說明，沒有職位說明書。員工的工作都由經理安排，以一個工作周為周期，由經理在每個周一口頭安排，周末檢查。經理就遵循著這樣一個安排工作、監督員工、檢查進程的管理順序，員工也是同樣，接受命令、完成任務、匯報工作，模式一成不變。
所以，員工不敢負責也是有道理的，經理的授權得分為零也就有了原因，沒有職位說明書就是其問題存在的根本原因。沒有職位說明書員工當然不知道自己該對什么負責，當然也就不敢或者不愿意負責，沒有職位說明書，經理也就不知道該對誰授權，不知道該授什么樣的權力。
這種現狀導致的最為明顯的結果是人員的流失，一般該部門的員工要么轉到其他部門，哪怕是跑業務，做與專業不相關的工作，要么干脆辭職，另謀高就。所以該部門每年都在招人，也都在走人。另外一種結果就是員工的官僚習性，反正沒有職位說明書，我做與不做，你經理都沒法管我，你沒有告訴我嘛！這種推委扯皮的不良習性不斷蔓延，令相關工作部門很是頭疼。
糾其原因，無他，就是沒有職位說明書惹的禍。所以問題根本的解決之道還是要從職位說明書做起，為員工訂立職位說明書，用職位說明書管理員工。
職位說明書不同于我們曾經或者現在正在使用的崗位描述，一般的崗位描述只是一個給了我們一個工作的方向，缺乏必要的實質性內容，缺乏有效的指導性。
翻開一些崗位描述我們可以發現，里面除了一些以“負責”、“組織”、“管理”等使動詞描述的工作任務外沒有其他任何實際的內容。至于員工的工作要怎么做，要做得怎樣，要在什么時間完成，需要什么樣的資源等指導性內容很少提及。
不管你所在的部門是否擁有崗位描述，作為經理你都要重新審視它們，重新認識它們的重要性，從觀念上進行轉變。給員工一份工作，一個職位的同時，一定要給他們一份內容詳盡、職責明確，流程清晰，富有生命力的職位說明書，這不但是有利于自己的管理，更是對員工的負責，一個負責高效的經理人一定也是個對員工負責，善于科學管理的人。
從這一點出發，經理也要做好這項工作，用好職位說明書這個管理的工具。
做好這項工作，有以下三點需要注意：
第一：重新定義員工的工作
不管員工有無工作描述，也不管工作描述是否詳細，經理都要抽出專門的時間，與員工共同坐下來，重新定義員工的工作。
重新定義員工的工作不是對以前工作的全盤否定，而是結合工作的現狀，綜合考慮公司的遠景、戰略與目標，對工作部門的任務與目標做出全面細致的理解。在此基礎上全面盤點本部門的.職位與員工，對員工的工作內容進行豐富和細化，進行完善和提高，使之富有指導性和工作標準，富有生命力，更加便于員工進行工作，便于經理進行管理，使管理工作逐步走向科學化、規范化和標準化。
簡單地說，就是讓每名員工都有一份經理和員工共同制定的內容詳細、職責明確、標準清楚的職位說明書。讓員工知道該做什么、該怎么做、該做得多好，凡事有章可循，有據可查，讓員工學著對工作負責，對自己負責，也讓員工明確知道經理對他們的期望。
不管你是否想成為優秀的職業經理人，你都要帶領員工做好這件事情，因為它是你的職責所在，對員工負責的最好的表現就是讓員工知道自己該做什么，而職位說明書就是最好的說明。
第二：幫助員工理解職位說明書
訂立職位說明書是一回事，如何理解職位說明書又是另外一回事，特別是經理和員工是否就職位說明書達成共識則顯得更為重要。如果職位說明書是由經理或者員工獨立完成，那么如何運用它就會顯得相當麻煩，甚至會流于形式走過場。
所以，在職位說明書定稿之前，經理有必要安排專門的時間與每一個員工對他們的職位說明書的內容進行確認，幫助員工理解和運用。
這個工作可能被很多經理理解為沒有必要，許多的經理以沒有時間、工作忙為由將學習理解職位說明書的工作交給員工本人，認為只要自己簽過字發給員工就可以了，無須再浪費寶貴的時間去認真研究每一個細節。
如果這樣的話，用職位說明書管理員工就成了一句空話，一個口號，收不到任何效果，前期的工作也將成為浪費。
如果經理沒有和員工進行確認，沒有幫助員工學習和理解職位說明書，那么必然存在經理和員工之間的理解誤差，必然存在工作推進的問題，造成員工認識上的不重視，到最后，職位說明書也就是白紙一張。
所以，為了使職位說明書發揮它本應該發揮的作用，真正成為幫助員工和經理的工具，經理必須再耐心一點，再多花一點時間，真誠而認真地與員工就職位說明書的每個環節達成一致認識，直至雙方簽字認可。
通過這個過程，經理不但幫助員工進一步認清了自己的職責所在，理清了認識上的誤區，更是對員工進行了一次系統的在職培訓，分析工作的過程實際上也是分析工作該如何做的過程，這對經理本人來說也是個提高。
第三：重新定義經理和員工的關系，用職位說明書管理員工
在職位說明書的基礎上，經理和員工不再僅僅是管理與被管理、經理與下屬的關系，而更多的是合作伙伴的關系。經理扮演著輔導員與教練的角色，依據員工的職位說明書給予相應的授權，將應該授予員工的權力授予員工，員工在經理的指導幫助下對自己負責，學會自我管理。
這種角色的改變將使經理與員工之間的關系更為融洽，工作更有效率。
職位說明書是用來指導工作而不是用來存檔的，所以束之高閣的做法不可取。經理和員工應該人手一份職位說明書，置于隨手可及的地方，隨時拿來查閱。
有了職位說明書，員工更加明確自己的職責所在，更加愿意也更加會對自己職責范圍內的事情負責，所以職位說明書的本身就起到管理監督的作用，有了事情無須經理說，員工就可以迅速決定是否該自己負責，怎么負責，是否需要請示，是否需要獲得經理的支持等等。
對經理來說，有了職位說明書，可以使自己從繁忙的工作中解脫出來，更加前瞻性地看待問題，更加有效地規劃工作，做出部署，著眼于未來，前瞻性地工作，向高效能、職業化經理的方向努力。
結束語：職位說明書的訂立是個基礎性的工作，但又是個極為重要的工作，經理必須認清它的重要性和作用，學會用職位說明書管理員工。