外語學院學生會部門制度 -管理制度
人事制度
（一）人事任免
1．(1)招聘新干事：
學生會干事招聘在新生來校報到之后的第一到第二個星期之間進行，新生了解了學生會各個部門工作職能后，填意向表，參加面試選拔；
(2) 面試合格者進入學生會為見習干事，見習期為45天。合格者轉為學生會干事，并舉行轉正儀式正式由學生會接納。存在以下情況的不予以轉正:
1）45天內無法適應學生會生活（由部長主席團討論決定）
2）自愿退部者
3）不能與本部及學生會成員融洽相處（參照成員內部互評，評分遠低于平均分者視為不能與他人融洽相處）
4)符合免職情況的(見(一)3)
2．成員有以下情形之一的，應當予以任職
（1）新錄用人員（不含職務變更的人員）試用期滿合格的;
（2）經主席團認可，在學生會內部轉換職務或升降職位。
（3）其他原因經分團委書記和主席團認可轉換職務或升降職位
3. 成員有下列情況之一的，應當予以免職
（1）無故未出席部門例會達兩次以上(包含兩次)
（2）未完成部門所分配任務達兩次及以上
（3）在學生會活動中，出現重大失誤（由主席團及秘書部討論決定）
（4）有其他不良行為導致損害學生會形象者，視情節輕重，予以降職或勸退。
（5）一學期內有一門或以上不及格科目，且學分績點不滿2．3者，或有兩門或以上不合格科目者，出于對成員的關懷，予以勸退。
（6）嚴重違反學生會制度。違反校紀校規。
（7）時間精力無法分配得當，不能或者不接受任務達五次及以上者，予以勸退。
（8）不能與本部及學生會成員融洽相處。
4.職務升遷
1)副部長由部長提名報主席團同意。
2)部長委任采取答辯方式。在學生會工作一年及以上部員有資格參加面試。正常情況下每學年末一次。由分團委書記主席團共同面試。(非學年末原部長離職達4個及以上時，可緊急啟動答辯。)
考核制度
考核原則：考核應公正、公開，考核評定應參考上級、下屬、同事及自身的鑒定意見。
1.人員考核制度
（1）見習干事考核：試用期一般為45天；考核制度可參照外語學院部員考核制度(附錄1)
（2）學生會的考核一般在每學期期末進行；
（3）考核分為三種：學生會各部門內進行互評（附錄1）（包括部員對部長及部長對部員的考評）、部長互相考核、主席團對部長考評；
2.部門考核制度
（1）秘書部對部門進行考核。考核內容包括：
i. 例會中，部員的出勤率。是否有無故缺席、遲到和早退現象；
ii.例會中，有無圍繞學生會工作展開，有無說笑等現象
iii.各部門應及時客觀地上交各自文本檔案和電子檔案。包括活動小結及簡報；
iv.各部門對學生會辦公室的'值班情況。各部對學生會辦公室工作條件的遵守情況。
以上各項考核成績由秘書部統計后逐月公布。
（2）由主席團對各部進行期末考評
（3）由學生代表對各部進行學期末考評（以學代會方式）
以上各項考核成績由秘書部統計后于學期初公布。
工作調動和退出
1.在擔任學生會某部門工作期間，確實須調整工作部門的須經主席團同意，遞交調動申請書后方可調動；見習干事在見習期間，可向部長申請調動，由現部長與意向調向部門部長，見習干事三方面談。由兩位部長共同決定。
2.在擔任學生會某部門工作期間，確有原因需終止學生會工作的成員，要向主席團提出書面申請，遞交退部申請，說明具體原因，由主席團同意方可退部。
3.部長如需調動或退出學生會工作的須向主席團遞交申請，要求參照以上兩條
4.調動申請書和退部申請書都須由主席團簽名，才能生效
工作制度
(一) 工作理念
學生會須充分發揮學院與學生之間的橋梁與紐帶作用，強化服務意識，積極進取，樂于奉獻，為學院和學生的發展做出應有的貢獻。
(二)工作機制
本著共同奉獻的精神，學生會成員之間建立平等、協作的關系，機構由主席團、部長、副部長及干事構成。
（三）會議制度
（1）主席團會議兩周舉行一次，由主、副主席組成，主要討論學生會整體工作運轉及長遠發展規劃，統一認識，統一領導
（2）部長會議兩周舉行一次，由各部部長及主、副主席組成集中討論解決全局性問題和具體任務的布置，統一步驟，協同工作。
（3）考勤
a)學生會成員不得無故缺席、遲到或早退。確有原因者，須向主席團說明請假，再由主席團將請假名單告知秘書部，秘書部負責匯總。任何會議或活動凡遲到15分鐘以上的，視為缺席（請假單格式見附錄2）。
b)每次部長例會各部長都須簽到。部門的例會會由秘書部派與的會議記錄人來負責考勤。
（四）學生會辦公室工作條例
為了加強對院學生會辦公室的管理，方便院學生分會各部門之間的交流與合作，給院學生分會提供一個良好的辦公環境，特制定以下條例：
1．愛護室內公物，妥善保管辦公用品、檔案等。禁止擅自挪用辦公室物品，如有特殊必要情況，應在會議登記表上加以說明。
2．借用辦公室召開會議，須提前約定，由辦公室統一協調。會后，由開會部門恢復辦公室的整潔關掉所有的電源開關，防火防盜加強安全防范意識。如其后使用辦公室部門發現辦公室未被恢復整潔應及時告知秘書部。否則由其后使用部門負責。
3．非我院學生會成員不得使用辦公室，不得在辦公室內進行與我院學生會工作無關的活動。
4．辦公室刊物由辦公室統一管理，不得損壞，不得擅自帶走。
5．辦公室鑰匙一律不得另配。
6．禁止在辦公室內大聲喧嘩、打牌、抽煙、喝酒等有損學生會形象的行為。
財務制度
1．學生會任何部門成員在購買學生會活動用品之前，必須于秘書處領取采購單（見附錄3），并認真填寫，尤其是“物品用途”一欄。（日常工作所需用品由秘書處統一采購）
2． 采購單填寫完整后，須交予秘書部部員，秘書部人員會針對實際情況給出意見，以避免不必要的浪費。秘書部做好統計后，會發還給部門。申購單由秘書部指定部員保管，用以發還報銷款項時核對
3．舉辦大型活動，各部門另還需向秘書部呈交一份采購預算,超出預算的金額將不予報銷，預算需有部長簽字。
4．申請報銷的活動經費在100元以下的,須經此部門的分管主席簽字同意,100元以上需經分團委書記審批方可報銷;
5．采購時，應向商家索取采購發票，超市購物還應當索取購物清單，發票的客戶欄一律填寫“東華大學”，否則不予報銷。發票中“品名規格”一欄，應當盡可能填寫完整。如所購物品較多，可只填寫辦公用品，但要在采購單上詳細地注明采購的物品，其中列出所購物品的名稱，數量，單價，金額；
6．打印復印同樣必須填寫采購單，并且詳細填寫“復印內容”、“復印份數”等信息。經部長簽字后交與秘書處征求秘書處意見。
7．預算及發票等憑證必須統一由部長親自交予秘書部。報銷的發票等憑證一般在當月15日交于秘書部，再由秘書部統一到分團委書記處報銷。
8．秘書部會在月末將報銷的錢款發還給部門；
9．采購務必堅持節儉原則。
另注：根據小額申購，大額預算的原則，若金額不超過200元，以申購單的形式來報銷。若超過200元，請本部門財務負責人員做一個財務預算。預算要由分團委主席審核同意，簽名后才能生效。如特殊情況臨時購買，請在發票上注明事由。
學生會成員應認真學習我會各項制度，并嚴格按照相關制度履行權利和義務。
附錄1
部員考評制度
1. 例會出席率高，缺席不得超過1次。
2. 例會遲到不得超過2次。
3. 參與活動態度積極，每次都參與到本部的活動中，并且也積極幫助其他部門的學生會活動。
4. 對于部長交代的任務都能有效率地完成，夠完成的出色。
5. 是否有活動構想，能否做到經常與部長交流。
6. 是否在執行任務的時候考慮周到，遇到緊急情況能以集體的利益為先。
7. 對本部乃至整個學生會的發展有無建議。
8. 是否能與部門內部成員處理好關系。
9. 成績績點不小于2.3。
附錄2
請假單
XX席，我因XX原因不得不缺席我部X 月X日X時的XX 活動。造成學生會的不便，深感抱歉。希望XX主席能給予準假。
此致
敬禮
XX部
XXX
X年X月X日
附錄3
采購單
在秘書處批準采購前，申請人（部門）必須認真填寫下列內容
部門
經辦人
采購理由及用途
購物清單及預計單價
預計合計
預計購物時間、地點
部門主管簽字確認
分管主席簽字確認
秘書部意見
以下為經辦人采購完畢后填寫
實際詳細購物清單
物品名稱
單價
數量
小計
金額
合計
備注
打印復印申購單
申請部門：
復印/打印人：
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份數：
復印/打印內容：
部門部長簽字：
秘書部簽字：
備注：
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外語學院學生會
2008年9月
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