團隊接待流程是怎樣的
當團隊到達時，接待工作人員應該怎么做？有哪些接待流程？下面是小編為你整理的團隊接待流程，希望對你有幫助。
團隊接待流程
一、標準：
1、熟記重要團隊名稱及領隊名字。
2、熟悉重要團隊的日程安排。
二、程序：
1、接到接待通知單后，根據接待單上的特殊要求逐一落實(房號、房間布置要求、歡迎信、具體抵離時間、用餐地點、用餐標準、由誰負責出面迎接等)。
2、根據客人的抵店時間，提前2小時(特殊情況除外)對房間進行檢查，檢查內容是：房內各項設施是否完好無損，衛生
是否合乎標準，是否按貴賓的規格放置了各類物品，需撤除的物品是否已撤除，檢查完畢，放置歡迎信。
3、在查房中如發現問題，隨時與有關人員聯系，并督促立即維修，如不能在短時間內修復，應通知總臺重新安排房間，并協助布置，檢查。
4、根據團隊抵店時間，提前在大廳恭侯客人，如事先不知客人的抵店時間，應通知總臺及時呼叫。
5、當團隊抵店時，大堂經理迎上前去與團隊陪同聯系，先自我介紹并與領隊交換名片，然后代表度假酒店總經理向客人表示歡
迎(如度假酒店總經理出面迎接，大堂經理則要向客人介紹總經理)，并將客人引上電梯，送至樓層或根據實際情況在大廳等候，隨時準備提供服務，檢查行李運送情況。
6、如果團隊進店后即去餐廳用餐，大堂經理應事先根據接待要求對餐廳進行檢查，團隊進店后，送客人進餐廳用餐。
7、對于需要組織迎送隊伍的重要團隊，要事先與有關部門聯系，落實迎送隊伍人數集中的時間及地點，并與有關接待部門保持聯系，以確定抵離時間，在迎送隊伍準備就緒后，通知總經理出場。接待過程中，要求指揮正確、及時，確保工作順利進行。
8、接待完畢后，將接待情況記入工作日記，并在接待統計表中做記錄。
團隊入住程序
1、當市場營銷部接到團體訂房時，先要請旅行社將有關資料傳真到，然后將資料交給市場營銷部經理，由市場營銷部經理決定是否接待此團。
2、前臺接到市場營銷部下達的團隊通知單后，要根據接待單上特殊要求逐一落實，(房號、房間類型、付款方式、具體抵離時間等)。
3、前臺接待員按照團隊接待單上的要求進行排房，團體到達的前一天，將資料再復查一次，落實各崗位之間的準備工作。
4、在團隊到達前，預先備好團隊的鑰匙，并與有關部門聯系確保房間為干凈房。
5、要按照團隊要求提前分配好房間。
6、團體到達的當天，接待員應預先將有關資料整理好，以便團隊領隊分配房間;
7、前廳接待人員與營銷部聯絡員一同禮貌地把團隊客人引領至團隊入店登記處;
8、團隊聯絡員告知領隊、團隊客人有關事宜，其中包括：早、中、晚餐地點、其它設施等;
9、接待人員與領隊確認房間數、人數及早晨喚醒時間;
10、經確認后，請團隊聯絡員在團隊明確單上簽字，且前臺接待處人員亦需在上面簽字認可;
11、團隊聯絡員和領隊接洽完畢后，前臺接待人員需協助領隊發放鑰匙，并告知客人電梯的位置。
12、手續完畢后，前臺接待人員將準確的房號名單轉交禮賓部，以便行李發送;
13、修正完畢所有更改事項后，及時將所有信息輸入電腦中。
酒店團隊接待操作方法
一、團隊接待操作程序：
1、團隊預訂
(1)收取預訂傳真、信函，認真細致閱讀。
(2)閱讀訂房傳真、信函，理解正確。
(3)查清訂房要求，如有超出本人權限的特殊要求，應向營銷總監匯報。
(4)查清對方與我店是否已有協議。如有協議，而且對方的要求也符合協議條款，可按要求直接給予確認;如超出協議條款和本人權限，應經請示營銷總監后與對方商量，達成一致后再予確認;如無協議，應在自己職權范圍內與對方就價格、付款方式等進行協商，達成一致后再予確認;如對方要求超出本人權限，應向營銷總監請示后再與對方協商，達成一致后再予確認。
(5)根據預訂要求，查閱《會議/團隊客情一覽表》。
(6)與前廳部客房預訂確認能否接受預訂。
(7)24小時內填寫《團隊預定確認書》給予書面確認，確認內容全面正確，包括時間人數、用房數、國籍、價格、訂餐人數、付款方式。
(8)準確無誤填寫《團隊通知單》并提前一周將《團隊通知單》發至前廳部客房預訂等有關部門。
(9)將預訂填入《會議/團隊客情一覽表》，供隨時查閱。
(10)將通知單放入當月團隊資料夾。
(11)將對方傳真歸入文件夾，及時轉送財務部會計核算組。
2、團隊更改與取消
(1)接收旅行社更改、取消通知，以書面形式為準。
(2)對照原計劃進行比較，仔細找出修改內容，不得遺漏。
(3)如對變更無異議、重大更改，則立即給予確認;如有異議，則需打電話或發傳真，則于24小時之內與該社取得聯系。
(4)如24小時內的團隊取消，協商解決，酌情收取損失費，以求下次合作，共同發展。
(5)如該團計劃已下發前廳部預訂處，須立即向前廳部預訂處下達《變更通知單》;如該團預訂尚未下達，則在原計劃相應處用醒目色筆進行改動。
(6)及時將資料歸檔。
3、團隊接待
(1)團隊到店前三小時，對照《團隊通知單》仔細核對團隊人數、用房數等情況。
(2)檢查房間、鑰匙等的準備工作是否到位。
(3)對有特殊要求的客人，應檢查是否已按特殊要求做好各項安排。
(4)團隊到店時，到前臺與旅行社陪同及領隊聯系，互相交換名片，協助辦理入住手續。
(5)協助總臺接待人員的工作，落實團隊用房、用餐及其他特殊事項。
(6)團隊辦理退房手續前15分鐘到總臺協助結賬，并確保團隊客人已結清個人帳。
(7)送客人離店，與客人道別。
(8)團隊退房后，將《團隊預定確認書》、《團隊通知單》歸檔，由部門文員按每季或每年進統計，登記在《會議/團隊經營情況一覽表》上。
二、團隊接待的操作標準：
1、所有信息必須以書面的形式，要求準確、及時、簽字。
2、訂單的收取要及時，回復必須在24小時以內，確認必須與書面形式，并按類歸檔。
3、團隊的確認、修改、取消必須第一時間與前廳部預訂處聯系。
4、與各相關部門的溝通必須以書面、簽字確認的形式進行，并要求準確、及時。
5、旅行社銷售經理必須全程跟蹤團隊的預訂、變更、入住、退房全過程，及時反饋信息、解決問題，并填寫《客戶意見反饋表》。
6、須協助財務部做好結算工作。
7、盡量用姓氏稱呼客人。(整個訪問過程最少用姓氏、職銜稱呼客人三次)
拓展閱讀：接待禮儀
1、問候和迎客
一般情況下當聽到門鈴聲或敲門聲時，要迅速應答，同時前去開門。通常房門可分為外開門和內開門，如果門是向外開的，用手或身體擋住門，讓客戶先進入；相反門往內開，你先進入，按住或擋住門后再請客戶進入；通常叫做外開門客先入，內開門己先入。在擋門時，要側身，留有充分的出入口，并且面對客戶微笑著說“請進”及伸手示意方向。請客戶進入后再慢慢關上房門，跟隨進屋。
在開啟大門后，要以親切的態度，微笑的面容先向客戶禮貌問候，如“您好”、“歡迎您”，對認識的客戶也可以直接稱呼，如“張先生，您好”；“李阿姨，歡迎您”。如果有不認識的人，可先問明對方尊姓，然后立刻稱呼和問候，并向雇主稟報。一般情況下不必與客戶握手，如果客戶把手伸過來，你要順其自然隨之一握，并請客戶進屋。如客戶需要脫外衣、放雨傘、換拖鞋，應主動給予幫助。如果家中有小孩子，也要囑咐孩子向客戶問好。如果客戶手中有重物，招呼過后，應接過重物幫助放好。若客戶手中提的`是禮物則不能主動上前接過。但是，如果雇主不在家，且未有明確交代，則不要輕易接待客戶，應待請示雇主后再行決定是否接待客戶。
在帶領客戶會見主人時，要配合對方的步調，在客戶左前側作引導。引導行走時上體稍向右轉體，左肩稍前，右肩稍后，側身向著來客，保持兩步左右的距離，可邊走邊向來賓介紹環境，同時觀留心察來訪者的意愿。要轉彎或上樓梯時，先要有所動作，讓對方明白所往何處。如果要帶客戶到主人的房間時，應先敲門，得到允諾后再開門并引導客戶進入。
2、招待賓客
（1）座位的安排
客戶進房后，通常請賓客坐上位——指離房門較遠的位子，而離門口近的座位為下位。目前國際上通常認為右為上，因此入座時常請賓客坐在主人的右側。如若賓客是一對夫婦，最好讓他們坐在一起，而不要分開。一般來講，坐長沙發比坐單人沙發更顯尊貴。當然具體如何讓座，要根據雇主家待客房間的環境、座位的優劣、用茶的方便及其雇主的習慣綜合考慮。
在請進讓座接待中，要同時有“請、讓”的接待聲音和相應的手勢，并立即請客戶落座。當然要根據實際情況選擇座位較好的沙發、椅子。客戶來到后，你的主要任務就是滿足客戶的需要，不要把客戶冷落一旁，要使他感到你處處為他考慮。
（2）款待賓客
客戶落座后，你應擔負起招待的任務，首先應端茶遞水，如果是盛夏，也可以送上清涼飲品，如有可能，可以提出幾種飲品請客戶選擇。首次沏茶入杯不要倒得太滿，通常七分滿即可。送茶時最好使用托盤，將茶杯放入托盤內，以齊胸的高度捧進，先將托盤放在桌上，再取出茶杯，雙手敬上，先賓后主，并輕聲招呼：“請用茶！”。
注意要將茶杯放在安全的地方，且杯耳朝著客戶。如需要將茶壺放置在桌上，應將茶壺嘴對外而不能對人。退出時，通常手持托盤，面對客戶倒退幾步，在離開客戶的視線后再轉身背對客戶靜靜退出。如果送茶時房門已關，應先敲門，在得到容許后再開門進入，然后說聲“對不起！”再進屋。若客戶停留時間較長，應隨時主動為客戶續水敬茶；續水時，要將茶杯拿離茶桌，以免倒在桌上或弄臟客戶衣服。
雇主會客時如無明確要求，在他們談話時，你盡量不要在屋里走動、干零活。在接待過程中，還可以根據雇主的指示為客戶送上些水果、小吃等。如果客戶帶著孩子，應給小孩取一些糖果和玩具，并可以讓雇主家的孩子與客戶的孩子一起玩耍。如果雇主會客時帶著小孩不方便，你可請示雇主：“您若沒有什么事，我可以帶孩子到別處玩；若有事，您可以隨時叫我”，當得到雇主的同意后，應對客戶禮貌示意，隨后帶孩子們到別處玩耍。
如果客戶已逗留至快用餐時間，你的雇主和客戶均無告別之意，你應請示雇主是否需要備餐。注意，請示時要將雇主請到別處再問，并要了解清楚飯菜的特點和豐盛程度，切忌當著客戶的面就請示雇主是否需要備餐；若需要備餐，應主動按要求準備飯菜。餐后應準備些洗干凈的水果，必要時要去皮后放在客廳的茶桌上供客戶享用。
（3）送客禮儀
如客戶提出告辭時，要等客戶起身后再隨主人相送，且應跟隨在主人之后，切忌沒等客戶起身，先于客戶起立相送，這是很不禮貌的。“出迎三步，身送七步”是迎送賓客最基本的禮儀；因此，每次待客結束，都要以歡迎“再次見面”的心情來恭送對方回去。通常當客戶起身告辭時，家政服務員應主動為客戶取下衣帽，必要時可幫他穿上，同時選擇最合適的言詞送別，如說些“希望下次再來”等禮貌言詞。
當確定客戶已離去且已走遠后再輕輕的將門關嚴。一定不能在客戶剛出門時你就將門砰的關上；否則，會讓客戶感到來此做客是不受歡迎的。客戶告辭時如帶有較多或較重的物品，送客時應幫客戶代提重物，并按照引導賓客的禮節送客。尤其對初次來訪的客戶更應熱情、周到、細致些。通常送客可考慮平房住戶送到大門口，高層住戶送到電梯口。與客戶在門口、電梯口或汽車旁告別時，要目送客戶上車、關上電梯門或離開。要以恭敬真誠的態度，笑容可掬的表情鞠躬或揮手致意，不要急于返回，應待客戶完全消失在你的視野外，或電梯門關閉后，或車開出視線外后才可結束告別。
3、乘電梯禮儀
進入無人駕駛的電梯時，接待人員應首先進入，并負責開啟電梯;
進入有人駕駛的電梯時，接待人員則應當最后進入。
離開電梯時，接待人員一般最后一個離開。（不過若是自己堵在門口，首先出去亦不為失禮。）
4、行進位次
并排行進，它講究“以右為上”或“居中為上”。接待人員應當主動在并排走時走在外側或兩側，而由外方來賓走在內側或中央。
單行行進，它講究“居前為上”，即應請外方來賓行進在前。但若外方來賓不認識道路，或路況狀態不佳，則應當由接待人員在左前方引導。引導者在引路時應側身面向被引導者，并在必要時提醒對方“腳下留神”。
5、乘坐車輛的位次
小車的座位，如有司機駕駛時，后排為上，前排為下，右尊左卑。
（以后排右側為首尊，左側次之，前座駕駛座右側為末席）。
如果主人親自駕駛，前排為上，后排為下，右尊左卑。
（以駕駛座右側為首尊，后排右側次之，左側再次之，而后排之間座為末席）。
接待團體客人時，以司機座后第一排為尊，后排次之。每排座位的尊卑，從右側往左側遞減。
6、飲茶禮儀
【1】公務接待時，一般由秘書或專職人員為客人上茶，接待重要客人時，最好由本單位在場的最高職務者為客人上茶。
【2】上茶順序：先客人，后主人;先主賓，后次賓;先女士，后男士;先長輩，后晚輩;先上級，后下級。
如果來賓較多，且差別不大，宜采用以下四種順序上茶：
（1）以上茶者為起點，由近及遠上茶;
（2）以進入客廳之門為起點，按順時針方向依次上茶;
（3）依照客人到來的先后順序上茶;
（4）由飲用者自己取茶。
【3】上茶時，正確的做法是雙手端著茶盤進入客廳，先把茶盤放到茶幾上，然后右手拿著茶杯的杯耳，左手扶在杯托附近，從客人的左后側雙手將茶杯遞上去，放置于桌上，杯耳朝外。若有點心，應在上茶之前先上點心，也主要從客人左后側遞上。
【4】第一杯茶不宜過滿，以杯的三分之二處為宜，當客人喝過幾口茶后，奉茶之人就應上前續水，絕不可以讓其杯中見底，在大型會議和活動中為來賓續水，宜在活動進行30—40分鐘后進行。
7、合影禮儀
正式的合影，既可以排列位次，也可以不排列位次。
在合影時，賓主一般均應站立，必要時，可安排前排人員就座，后排人員梯級站立。若安排參加者就座，應先期在座位上貼上便于辨認的名簽。
國內合影的排位，一般講究居前為上、居中為上和居左為上。具體來看，又有單數與雙數的分別。
通常，合影時主方人員居右，客方人員居左。
涉外場合合影，講究以右為上，令主人居中，主賓居右，令雙方人員分主左賓右依次排開。
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