構建企業人力資源檔案制度論文
人力資源檔案管理已經成為現代企業管理方式之一，儲存了有關企業人員全面的個人情況和個人掌握的知識技能等綜合信息。目前，現代企業基本實現了辦公自動化，提出對人力資源檔案管理與計算機技術結合的要求，將其轉化為直接利用的數字信息。但現代企業人力資源管理平臺的構建目的將不僅僅是對個人信息和知識情況的存儲，更是需要以人所掌握的知識作為管理單位，把這類信息及時、準確地發布出來，滿足企業不同層級的人員對知識共享、快捷及利用的需求。
1、系統平臺需求分析
基于現代企業人力資源系統平臺的構建，必須從企業全局角度來著眼，以目前企業已擁有的管理系統的硬件設備與軟件系統的兼容性作為開發基礎。實現人力資源檔案信息的科學管控與組織知識的充分共享，使人力資源檔案管理思想與現代企業管理文化進行接壤，提高企業人才的整體協作性和團隊人才意識。因此，系統必須考慮以下幾個方面：首先，系統建設需要以檔案法律法規為準繩，保障企業人員對檔案信息的隱私權和知情權；人力資源檔案系統信息的收集符合法律法規的要求，滿足企業員工自愿參與的原則。
其次，系統建設必須以目前企業管理系統的特性作為參照，主要體現在系統平臺必須與企業管理系統具有良好的交互性、兼容性以及技術的融合性上，為系統平臺與企業對接減少阻礙。再次，系統平臺的'功能設計必須從雙方面的利用角度進行考慮，不僅對企業管理者提供幫助，更要肩負起對企業員工利用需求的責任；建立專人專用賬戶的用戶權限，方便管理、利用和消除信息不安全等因素的考慮。此外，對于企業核心價值的技術信息必須進行嚴格保密。數據保存必須考慮到突發狀況和外在環境改變等因素，保持信息數據的安全性和完整性。最后，以企業利益最大化為根本目標，縮減到企業投入最低成本。
2、系統功能設計
現代人力資源管理平臺主要包含三部分功能：用戶個人信息認證、企業員工知識共享、系統管理三個模塊。以上三種功能通過B/S網絡模式可以實現：普通用戶登陸后經過系統的授予權限，可以對個人的身份相關信息進行校對，個人有關信息如果有誤，可以向系統管理人員提供機構證明，管理人員對系統個人信息進行修改、刪除、增加新錄入，并且該用戶可以利用賬號分享本人或所在機構所掌握的技能知識，平臺提供多用戶進行在線交流等功能；系統管理員按照企業內的層級和不同部門分類設置不同用戶權限，用戶可以通過賬號查詢企業知識信息庫；系統管理人員不僅具有普通用戶的權限，還可以對系統的管理模塊進行管理，對用戶權限進行系統設置，同時還必須肩負起對知識庫的更新和信息審核的責任。
現代企業人力資源檔案管理平臺頁面是與員工直接對話的窗口，必須為企業員工提供多分類頻道，幫助其獲得最新資訊，建立如分類導航、知識庫查詢、業務查詢、信息反饋、即時信息發布、用戶在線交流等等功能。知識信息庫錄入與最新知識發布只向管理人員賬戶權限開放，普通賬戶對知識信息的更改或增加，可以通過信息反饋系統對系統管理人員提出申請，得到及時回復。
3、現代企業人力資源檔案管理平臺的技術架構
結合現代企業人力資源檔案平臺的功能分析，筆者提出了對系統平臺的主站點及其各有關站點設計方式，包括充分考量了現代企業在實踐應用所需欄目，借此確定添加哪些欄目的功能最為有效、欄目如何設置更為合理、欄目可以對哪些用戶可以公開，以及人力資源檔案平臺信息庫需要創建檔案資源信息和知識庫信息內容等。因為知識庫與人力資源檔案信息庫處于系統平臺的后臺位置，并且與平臺的表層頁面相對分開。基于以上特點，現代企業人力資源系統平臺主要采用普遍應用的三層式B/S系統結構。
第一，企業人力資源檔案管理系統表示層。表示層是應用于系統存儲的數據與企業用戶的直接接口，擔負起將系統存儲的數據轉化為用戶最易于接受的表現形式。此外，現代人力資源檔案系統表示層不僅對系統內信息進行轉化，而且該系統將員工所掌握的知識、技術方法以及管理方法進行形式轉化存儲到系統數據庫中。
第二，企業人力資源檔案系統邏輯層。系統邏輯層作為存儲資源庫的實踐應用，管理存儲系統平臺對信息的收集與邏輯存儲數據庫并接受用戶各類訪問。邏輯層依照用戶對信息的需求進行分析、對平臺進行設計。設置以下模塊如個人人力資源檔案信息、部門信息、信息反饋、個人知識發布、知識庫查詢、系統管理等，相應的登錄用戶分為一般用戶和管理人員賬戶對系統進行相關操作。
個人人力資源檔案信息管理主要針對企業員工個人信息的全面概括，可以通過信息反饋模塊對信息中存在的偏差與系統管理員進行溝通，對身份信息進行修改和添加；系統管理包括用戶權限管理、在線反饋、知識審核、知識在線發布、登錄日志等；權限管理主要對系統登錄賬戶根據所處部門和級別進行合理授權；知識信息發布管理是根據用戶通過賬號主動分享的知識通過管理員進行審核，一方面按照信息收集準則進行分類入庫；另一方面通過員工登錄日志，對高頻的搜索話題進行匯總，來對信息進行即時發布；系統維護通過管理人員賬戶對系統進行定期日常維護。
4、系統管理平臺安全保障制度的建立
企業人力資源檔案管理平臺獲得企業員工信賴的基礎，是以保障該系統提供安全、高效、準確的信息作為前提。因此，根據信息庫的信息內容特征，本系統可以采用以下的技術安全手段與安全制度，保持信息系統的安全化管理以及知識信息的安全。
第一，唯一的身份賬號。系統管理人員在企業員工應聘進入企業工作時，就針對其職能身份進行了認定，分配了一個專用賬號，此種方式可以防止員工進行多次注冊，避免服務器的過重負擔和多用戶身份混亂帶來不安全因素，使系統平臺的用戶操作限定在特定對象，幫助系統平臺在日后利用信息統計與訪問追蹤統計提供了真實數據。
第二，對所有員工賦予特定的身份權限與核心技術知識進行加密處理。企業員工獲得的權限，必須進行分級設定，保障系統平臺多種功能得到準確與高效的發揮。處于企業內不同職位的員工，對系統可以進行不同操作。沒有得到管理人員對相關權限的審批，普通用戶是無法對系統進行越權操作。因此，權限設置不僅使系統平臺管理更為便捷，也為系統平臺操作安全提供保障。其次，人力資源管理平臺的數據庫還為企業存儲相關核心技術數據，不同密級的知識需要核心人員掌握，而并非可以對所有人員開放利用。基于以上因素，員工的身份與核心知識加密設置不同進入權限，可以根據其不同部門的職能屬性與層級職務大小進行科學的權限分配，時刻保持信息庫內的知識信息處于穩定與可控中。
第三，為保證整個系統的信息安全，必須對原有系統數據庫進行定期的備份，嚴格編制系統操作守則，并要求所有員工嚴格遵守，保證信息系統得到安全操作。
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