毀掉你的職業生涯的郵件小錯誤

毀掉你的職業生涯的郵件小錯誤

　　近期Kelton Global的研究發現超過90%的美國人每天在郵件上花費超過90分鐘時間。不論你是否喜歡，你的郵件揭示了許多關于你和你同事，特別是你和你上司之間的往來習慣。

　　許多時候我們慣性思維，基于他們的“郵件行為”作出反應：對“漫談者”我們唯恐避之不及，對“僅回復一行”的人感到惱怒，討厭“抄送所有人”的發送者，對劣質郵件感到憤怒。

　　對于郵件的關注如此高，以致于有的老板甚至會以寫郵件的能力判斷你。看看這6個可能顛覆你職業生涯的郵件錯誤，在為時過晚之前做好補救。

　　1、頭腦發熱一鍵轉發

　　你在收件箱里收到一封重要的郵件，你感到非常興奮，迫不及待告訴老板。馬上按下轉發按鈕極具誘惑——把它轉發到老板的郵箱，你可能甚至會擁有一絲成就感。

　　但是請再三考慮。

　　不帶注釋或解釋而只轉發郵件迫使你的老板話費寶貴的時間弄清楚消息的內容，且他并不深入了解為什么你認為這封郵件對于他重要。

　　解決辦法：首先，審查和編輯主題，這樣就可以獲得你的老板的注意，并提供正確的上下文。接下來，寫一個簡明扼要的概述。把原郵件附在下方作為參考，寫出關鍵的簡介。

　　記住，老板總是對結果感興趣。附加提示：如果可能，做一個關于下一步的明智建議。你的老板可能會欣賞你的洞察力。

　　2、總是忽視語法

　　現在已經沒人要求你完美呈現一個句子，但是在職場中，還是有發送正確書寫、語法無誤的郵件的要求。你不會通過發送寫滿斷句、多個感嘆號、錯誤的分號或者emoji表情（這是最糟糕的.）來表達你的智力水平和出色的寫作技巧。

　　解決辦法：通過聰明而正確的語言傳達你的信息，而不是沒必要的符號或寫得不好的句子。

　　如果你對某事感到興奮，提供一個簡潔的解釋，而非使用12個感嘆號和笑臉。使用短的、有意義的句子，切入重點。對電子郵件來說，永遠記住：越短越好。

　　3、喜歡秀“術語”

　　如果你使用過多對手頭上的問題沒有價值的術語，你不能幫助老板和他的工作。更甚者，每當他/她的眼睛從收件箱中掃過你的名字，都會跳過忽略，這不太好。

　　解決辦法：使你的郵件擺脫過度使用行話，與其秀智商，不如想想你真正想要說什么。

　　4、別用縮寫

　　你的老板不是你的BFF（=best friend forever，最好的朋友），你不應該在電郵包含非正式或時髦的縮寫。這包括令人不愉快的縮寫，除非是在社交媒體內容中使用。

　　解決辦法：考慮如何說清楚事情同時聽起來平易近人。

　　與老板熟絡、嘮嗑并不是壞事，但一定要保持主題和觀點的專業性。保持你的電子郵件的相關性，并通過你對真實世界的建議和見解幫助你的老板，而不是通過引用流行文化或使用莫名其妙的俚語。

　　5、總是回復所有人

　　“回復所有人”真是個偉大的工具，但它也是個奇葩功能。大多數團隊使用一個郵件組群來溝通重要的日程或提問。但如果濫用“回復所有”，你將很快填滿你老板本就被塞滿的收件箱——這一定會讓他/她相當惱怒。

　　解決辦法：如果一個郵件群組里包括上司，那么在需要時才使用“回復所有人”。如果你需要反復和團隊成員溝通，把群組從標記中刪去。

　　一旦你需要上司的反饋，那么再把你的老板直接添加進來。

　　6、無止境地分類和整理

　　你知道嗎？六分之一的人說整理電子郵件實際上降低了他們的效率。雖然有時你覺得這是你必須完成的任務，但整理你的收件箱會導致你失去焦點、浪費時間。更重要的是，隨著你在公司職位的提升，保持電子郵件完美分類變得越來越困難，所以現在戒掉這個習慣。

　　解決辦法：專注于你需要完成的最優先的任務，為具體的截止日期設定目標。你最好基于某些特定的項目制作一個待辦事項清單，而不是把你的注意力和效率浪費在清理收件箱上。

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