協會表彰大會策劃書
一 活動背景
在這個充滿希望的時節，學長學姐即將把重任交給我們。他們對協會的付出我們看在眼里，他們永遠是我們的驕傲。同時我們也深感責任重大，我們將承擔使命繼續為協會的發展奉獻力量。
二 活動主題
團結協作，展望未來
三 活動目的
肯定學長學姐一年多以來的工作，為優秀工作者頒發證書，進行工作的交接。
四 活動時間 2015年5月17日下午3:00-5:00
五 活動地點 待定
六 活動負責人
七 活動對象
校團委老師，社團指導老師、社團聯合總會代表、校內外兄弟社團代表，協會歷屆老干部（協會歷屆會長、副會長和協會歷屆干部），現任協會干部、候選干部、全體青協會員。
八 組織機構：
主辦單位：廣西大學學生青年志愿者協會
指導單位：共青團廣西大學委員會
廣西大學學生社團聯合總會
九 活動流程
前期準備
綜合協調組：
1、做好兩個活動的活動申請（總會），申請活動所需要的教室，場地。
2、做好活動預算并收集發票。
3、協調各籌備組活動準備情況，了解每一個小組，他們的落實情況，甚至每天的工作完成情況，及時向總指揮匯報。
4、協調競選現場，各種機動，要求綜合協調組組長能充分了解兩個活動的流程，能及時處理現場突發情況。
5、編寫策劃和活動總結、安排活動流程。
聯絡接待組：
1、邀請校團委老師，指導老師，精品活動嘉賓，校內外兄弟社團以及協會老干部。老師跟外校嘉賓要發放邀請函，校內兄弟社團短信通知，協會老干部務必通知到位，特別是第九屆干部。 5.1放假后邀請老師（做好邀請函
后顏純海發），待活動場地時間確定后即刻發校外兄弟社團的邀請函（外聯部有名單，聯系外聯部負責），校內的可5.1后短信通知（公關部），精品活動嘉賓可聯系各個精品活動負責人，讓他們自行邀請） 通知各部門他們的老干部叫他們自己通知，并落實哪位嘉賓能到。
2、禮儀的安排與培訓，需要4-6個禮儀，上午不用禮儀，接待、頒獎環節要用到，
3、主持人的選取及串詞準備。換屆大會主持人一男一女，推薦用主持人大賽冠亞軍，此次大會異常重要，主持人培訓務必到位。 4、接待外校嘉賓，正大門接待。 5、在晚會期間給嘉賓和觀眾送水。
7、引導校內外兄弟社團代表、會員就坐。
宣傳組：
1、待場地、時間確定后，發通知條通知我們的會員會長選舉跟協會換屆的情況，讓大家前來捧場。
2、制作宣傳海報（東西校園各一張），只負責制作，粘貼，擺放，后勤組負責。（宣傳部 ）
3、通過雨無聲、空谷、社團人之家網站，以及協會QQ、微博等平臺加大網絡宣傳力度。（宣傳部）
4、聯系媒體進行相關報道。（宣傳部的記者小組） 5、制作協會一年足跡的視頻,5mins左右。（宣傳部） 6、負責現場的電腦控制，技術問題，播放PPT. 會務組：
1、各部門、服務隊推選出協會優秀干部（每個部門、服務隊一人，從現任干部中選擇）、積極工作者（每個部門、服務隊3-5人，從干事中選擇）；各個精品活動負責人推選出協會優秀會員（每個精品活動2-3人）、協會棠委評出最佳部門（從7個部門、兩個服務隊中選出一個，由協會棠委會給出頒獎詞 5月7號前）。
2、制作現任理事會（副會長、部長、服務隊長）聘書，以及優秀干部、優秀部門、積極工作者、優秀會員獎狀，并拿到總會蓋章，并在會議當天負責安排獲獎代表領獎。
3、制作大會所需的PPT，音響的.調控，播放PPT。（宣傳部 5月9號） 4、選擇時間、通知與會相關人員進行彩排。 5、準備會旗、協會公章、家譜，以便交接。
6、聯系技訓部，為符合條件的會員辦理中國志愿者證，并安排、通知相關人員現場領獎。
7、宣誓的時候，負責找領誓人，與宣傳部確定誓詞。 后勤組：
1、物資的準備，道具方面的運送。
2、維護現場秩序。
3、活動現場簽到，打印簽到表。
4、打印臺卡，與聯絡接待組的人協調，落實能來的嘉賓后打印臺卡。
5、宣傳組海報做出來之后，負責粘貼。擺放。
6、活動結束組織收拾場地。
7、制作橫幅 “廣西大學學生青年志愿者協會第十屆換屆大會”（外聯部 ） 需要準備的物資:
（后勤組負責相關物資的準備，下面為簡單的舉例，還有很多需要的東西，建議
活動現場：
14:40 各工作人員報到并按照分工進行活動準備，開始簽到； 15:00 主持人宣布會議開始，介紹到場嘉賓；（5mins） 15:05 現場觀看青協一年的發展歷程（10mins） 15:15 嘉賓致辭；（5mins）
15:20 現任會長做一年工作報告；（15mins）
15:35 由青協第十屆會長、副會長、社團總會代表頒發青協第十一屆理事
會聘書.（5mins)
15:40 由現任會長頒發優秀部門獎，頒獎后，現任副會宣讀頒獎詞(5mins) 15:45 由協會老會長頒發中國志愿者證書(主持人介紹中國志愿者
證)(10mins)
16:55 由現任副會長、協會老干部代表對學生社團積極工作者、優秀學生
社團干部及協會優秀干部、積極工作者和優秀會員頒獎；(5mins)
16:00 節目表演（手語歌）(5mins)
16:05 現任會長宣布新任干部名單；(5mins)
16:10 會旗、協會公章、家譜交接儀式；(5mins) 16:15 青協第十二屆新任會長做任職宣言；(10mins) 16:25 全體宣誓(5mins)
16:30 主持人發言感謝與會人員的參與并祝愿青協越來越美好；合影留念。 后期安排 1 收拾會場
2 對活動的照片上傳 3 活動總結與報賬 十 注意事項
1、現任以及候任的會長，注意會議開始前迎接嘉賓老師，現場的準備工作應該交給專人負責，設立現場總協調人，他務必清楚整個會議的全部流程，具備一定的應變處理能力。（初步建議候任副會擔任總協調人） 2、務必安排幾次彩排，主持稿必須經過總負責審核。 3、與會工作人員按要求著會服，戴工作證件或會徽。
4、介紹嘉賓順序，會議開始前10分鐘，主持人必須再次確認介紹順序，不得隨便更改。
5、與會人員務必遵守會場秩序。
6、禮儀頒獎環節，會議開始之前必須要走過一次場。
7、頒獎順序、頒獎嘉賓的確定，開會之前一定要再次確認，任何人不能隨便更改。
8、本次換屆大會無特殊情況，任何人現場不能隨意發布信息。
9、主持人必須經過培訓。
十一 經費預算
通知條 邀請函 礦泉水 桶裝水 杯子 簽到表 簽到筆 宣傳海報 聘書 獎狀 氣球、彩帶 橫幅 臺卡
十二 應急方案
1 話筒壞掉，所以事先要多準備一個話筒 2 若由于下雨等原因，很多校外嘉賓未能及時趕到會場，則可以適當推遲開會時間
廣西大學學生青年志愿者協會
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