2018年市干部人事檔案工作的調研報告
為進一步提高我市干部人事檔案管理水平，推動干部人事檔案工作目標管理達標升級活動的全面開展，市委組織部對全市干部人事檔案工作的基本情況進行了調查摸底，并抽調人員組成調研組，到未評定干部人事檔案目標管理等級的縣、區委組織部、人事（勞）局，部分市屬單位開展工作調研。從調研的情況看，全市干部人事檔案工作的總體情況比較好。但是，與干部人事檔案工作目標管理達標升級的有關要求相比，還存在一定的差距，有待于進一步加強和改進。
一、干部人事檔案工作調研基本情況
結合我市管檔單位較多的實際情況，此次干部人事檔案工作調研通過面上調研和點上調研相結合的方式進行。
（一）面上調研
在全市386個縣、區和單位發放《干部人事檔案工作基本情況調查表》，其中縣區12個，市直機關事業單位97個，市管企業19個，二層管檔單位258個。
截止2009年，全市386個管檔單位共管理干部人事檔案350894卷（含各級人事代理機構管檔數），其中干部檔案242106卷，工人檔案108788卷；已審核整理的檔案65906卷，其中在職干部50249卷，離退休干部15657卷。管檔500卷以上的單位80個；管檔50卷至500卷的202個；管檔20卷至50卷的38個；管檔不足20卷的66個。
管檔單位中，有367個實現了庫房“三鐵”（即鐵門、鐵窗、鐵柜），占管檔單位數的95.1%；有14個單位實現了“三室分開”（ 即檔案庫房、辦公室、閱檔室分開），占3.6%。有105個單位實現了“二室分開”（即檔案庫房分開，辦公室與閱檔室合一），占27.2%。
（二）點上調研
在面上調研的基礎上，市委組織部重點選擇了50個有代表性的縣、區，單位開展點上調研，其中，縣、區委組織部8個，市直部委辦局、開發區29個，二層管檔單位［含縣（區）人事（勞）局］13個。調研側重從干部人事檔案工作的機構設置、人員配備、經費投入、庫房建設及設施設備的配置情況；干部人事檔案的管理體制；干部人事檔案管理部門履行職責和建立健全有關制度的情況；在干部人事檔案收集、整理、利用、轉遞及信息化建設等方面的情況；開展干部人事檔案工作目標管理達標升級活動的情況，存在的突出問題；開展宏觀業務指導的情況等七個方面進行全面深入地了解。
點上調研共邀請有關單位領導、部門負責人及主管部門、二層單位檔案員220多人召開座談會37個，發放《干部人事檔案工作調查問卷》50份，抽查干部人事檔案100卷，檢查檔案庫房50個。座談中，與會人員提出有關干部人事檔案工作的意見建議近百條（大部分意見相類似）。
50個調研單位中，管檔500卷以上的單位19個；管檔50至500卷的27個；管檔20卷至50卷的1個；不足20卷的3個。實現“二室分開”的15個，“三室分開”的 2個，按照目標管理的要求，庫房面積達標的17個。
二、我市干部人事檔案工作的特點及存在的主要問題
（一）特點
1、領導比較重視。一是組織機構健全。各管檔單位由分管干部工作的領導直接抓干部人事檔案工作，均配有專（兼）職的檔案管理員。從點上調研的情況看，有35個單位成立了工作領導小組。二是經費基本到位。大部分單位近年來都下撥了專項經費添置相關的設施設備。三是部分單位的達標升級活動正在穩步開展，制訂工作方案及經費預算，并抽調人員開展檔案的收集、整理和歸檔工作。
2、硬件配備基本到位。一是從面上調研情況看，絕大部分管檔單位的檔案保管都具備了“三鐵”。二是“六防”設施基本到位，大部分單位配備了密集架或鐵制檔案柜及計算機、空調、溫濕度計、滅火器等設施設備。
3、管理制度比較健全。點上調研的單位大部分都建立了查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉遞制度、檢查核對制度、保管保密制度，管理人員職責和送交檔案材料歸檔工作制度。部分單位做到了制度上墻。平時工作基本能做到按制度辦事。
4、基本按照要求進行收集、整理和裝訂。點上調研的單位大部分能按《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求收集各種應歸檔的材料，建立有收集網絡；按照《干部人事檔案整理工作細則》的要求進行整理，分類基本準確，加工比較合理。
（二）存在的主要問題及原因
1、部分單位抓工作不積極主動，人員配備不到位，經費得不到保障。有些單位領導對干部人事檔案工作還存在“說起來重要，干起來次要，忙起來不要”的觀念，對干部人事檔案工作抓得不緊，不積極主動開展干部人事檔案工作目標管理達標升級活動。工作中還存在有人管但管不到位，專職不專，兼職不兼的情況。檔案管理專項經費不到位，還存在計算機、檔案柜等設施設備陳舊、缺配的情況。
2、分級管理體制不夠合理，檔案管理不到位。這一不合理現狀主要存在于縣、區。有的縣、區委組織部管理所有機關事業單位干部的檔案，管檔數特別多，如XX縣縣委組織部管檔8398卷，XX縣縣委組織部管檔5715卷；有的只管理機關（含參公）干部檔案；有的只管理科級干部檔案。有的縣、區委組織部因庫房、人員等條件的限制，未按分級管理的要求將檔案管理權限下放到人事、教育、衛生等部門實行相對集中管理，導致管理不到位。
3、檔案庫房達標率低。從面上調研的情況看，庫房實現“二室分開”、“三室分開”的單位僅占全部管檔單位的30.8%，點上調研的比例也只有34%。許多單位特別是市直機關單位受辦公場地的限制，干部人事檔案與文書檔案共放一室，還有部分單位將干部人事檔案放在辦公室內，這樣非常不利于干部人事檔案的保管保護。縣、區的情況也不容樂觀。個別縣、區的管檔單位管理上萬卷檔案，但因庫房太窄，檔案都已堆到天花板。還有的檔案庫房陳舊，未安裝鐵窗，天花板漏雨，沒有落實專項資金進行維修。
4、利用計算機管理干部人事檔案信息化程度太低。從點上調研的情況看，大部分單位沒有利用計算機輔助管理干部人事檔案工作的意識，即使意識到了，也沒有下定決心花費人力和物力去建立干部人事檔案信息庫；即使建立信息庫了，也沒有對信息進行及時更新。全市在實行計算機管理干部人事檔案信息方面還停留在比較初級的階段。
5、案卷整體質量不夠高。從點上調研的情況看，近半數的單位檔案案卷的質量不夠高，材料收集不齊全，手續不夠完備，整理裝訂不夠規范，個別單位還存在2004年以來的任免、工資、年度考核材料均未收集的情況。材料收集不齊全除了區劃調整、機構撤并等客觀原因外，主要是有關領導及檔案員對補缺檔案材料工作存在一定的'畏難情緒，沒有形成長效的工作機制，不主動與相關部門加強溝通聯系，共同建立收集網絡。
6、單位對檔案管理員的關心愛護不夠。一些單位經常抽調檔案管理員參加其他工作，本職工作沒有連續的時間完成。另外，對檔案管理員的政治、生活待遇關心、落實不夠，沒有調動起他們的工作積極性。
7、檔案員整體素質還不夠高。近幾年來，各單位檔案員變動較大，一些到齡退休，一些調整了工作崗位。部分新任的檔案員自學能力還不夠強，工作中存在一定的畏難情緒，對開展達標升級活動的積極性不高，不主動熟悉新業務。各級管檔部門基本上沒有組織過專業知識培訓，傳幫帶、銜接工作不到位。部分檔案員對檔案的重要性，管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應崗位的工作需求。
8、干部人事檔案管理的整體水平參差不齊，發展不平衡。對干部人事檔案工作重視的單位，制度執行到位，檔案管理有序、規范，干部人事檔案信息完整。部分單位的管檔現狀不容樂觀：有的單位面上重視了，實際工作中沒有能及時收集、整理和裝訂檔案材料；有的單位只有幾十卷檔案，管理卻十分混亂，近十年的材料都沒有審核整理。
9、縣、區委組織部對二層管檔單位的宏觀指導力度不夠。大部分縣、區委組織部都能把檔案工作列入本部工作日程，但有部分縣、區對人事（勞）局、教育局、衛生局的干部人事檔案工作的宏觀指導和監督不到位，對基層干部人事檔案工作不了解，導致個別二層管檔單位的檔案管理比較混亂，甚至出現了由非黨員的臨時工管理人事檔案的情況。
三、思路對策
為進一步加強干部人事檔案管理的規范化、科學化、制度化，有效提高此項工作的整體水平，針對調研中發現的問題，提出以下思路對策。
（一）對全市干部人事檔案工作的思路對策
1、規范管理，加大保障力度。一是研究制訂并下發有關的規定性文件，進一步明確檔案分級管理、經費保障、人員及硬件設施設備的配備，申報干部人事檔案工作目標管理等級的程序及條件，為開展達標升級活動提供依據。二是加強與各管檔單位特別是縣、區的溝通聯系，為基層多爭取經費保障、人員配備等方面的支持，并及時掌握基層干部人事檔案工作的動態。
2、提高素質，加大培訓力度。舉辦全市干部人事檔案工作業務培訓班，邀請自治區黨委組織部有關領導對檔案的收集與鑒別、整理與歸檔、保管與保護等內容進行培訓，并開展分組交流和研討。定期不定期組織各單位檔案員分批到市委組織部干部檔案室進行跟班學習，提高實踐技能，促進相互交流。
3、加強指導，加大申報力度。有計劃有步驟地開展干部人事檔案工作目標管理達標升級活動。抓好第二批申報等級工作，繼續開展調研摸底和指導，在2010年帶動第三批、第四批申報等級單位全面開展干部人事檔案目標管理達標升級活動。
（二）對各管檔單位干部人事檔案工作的思路對策
1、加強領導，增加投入。要改變干部人事檔案管理較為落后的狀況，首先應加強對各單位干部人事檔案工作的領導，把做好該項工作列入單位工作的議事日程。其次是加大資金投入。要加大資金投入的力度，有條件的單位應配全檔案所需的設備設施，提高檔案信息資源開發利用的速度。定期檢驗維修庫房內必要設備設施，努力改善干部檔案管理的保管保護條件。
2、提高干部人事檔案管理隊伍人員的素質。一是各單位應選調那些政治可靠，作風正派，責任心強，具有大專以上學歷的中共黨員和優秀干部來從事干部人事檔案工作。二是檔案員應保持相對穩定，用主要的時間和精力做好檔案工作。只有這樣，他們在檔案工作崗位上才能夠有一定的業績，檔案工作才能有成效。三是要定期加強檔案員的業務培訓，組織參加各級舉辦的業務培訓班、檔案知識講座、經驗交流會等，并采取“走出去，請進來”的辦法提高檔案員的業務水平和工作能力。四是要關心檔案員的學習、工作和生活，解決他們的后顧之憂，在評職稱、提拔等方面，給予更多的關心和照顧。
3、提高干部人事檔案管理的質量。一是堅持“標準化”整理裝訂干部檔案，整理過程中要抓好材料鑒別歸類上求準、材料加工上求精、材料切訂上求好、驗收入庫上求嚴“四個環節”。二是加大檔案材料的收集歸檔力度。目前，檔案案卷的質量不高除了整理裝訂不規范的原因外，更主要的是材料缺失嚴重。主要從以下幾個方面開展工作：建立收集網絡，和有關單位普遍建立起工作聯系；建立一支檔案收集員隊伍，把產生檔案材料的部門的工作人員都納入其中，參與材料收集工作；建立常規聯系制度，經常溝通材料渠道，變坐等材料為主動索要，堅持定期和有關單位聯系一次，詢問材料情況，督促各單位材料形成和上交速度；建立走訪制度，變單純收集為主動指導，使各單位形成的檔案材料能夠保證質量；掌握材料形成的規律，提高收集工作的效率。
4、建立健全干部人事檔案管理制度。一是建立干部人事檔案管理的各項制度，確保檔案的安全。二是堅持執行各項制度，用制度約束和規范干部的行為。對干部人事檔案有無建立名冊，查閱借用有無履行登記，轉遞手續是否完備，庫容室貌是否整潔等工作加強檢查，并應作為干部檔案管理的重要內容，使其真正落到實處。
5、建立干部人事檔案數據庫。逐步開展干部人事檔案工作信息化建設，加強計算機的輔助管理，切實提高工作的質量和效率，實現干部人事檔案信息資源的有限共享。
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