WPSoffice簡單教程分析
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插入統計圖表
在金山電子表格中,還為我們提供了簡單易用的圖表功能。只要隨著圖表創建向導,僅僅需要三個步驟就能創建出直觀標準的圖表。第一步,選定存放圖表的單元格,然后選擇“插入/圖表”菜單,選取一種圖標類型,如“柱形圖”,再單擊“下一步”。第二步,這時要求選取電子表格中的數據區域,單擊“數據區域”右邊的按鈕,回到電子表格中選取區域,如選取圖3中B2~C12的區域(即顯示星期一各人遲到的直方圖),先單擊B2,然后單擊C12即可完成區域的選取,再回車則回到向導的第二步的對話框,單擊“下一步”。第三步,輸入圖表的標題,X、Y軸的標題,在“其它”選項中,選取“顯示數據標志”還可以在柱形圖中顯示數據。進入“高級屬性”中還可以對圖表的樣式進行的多種設置,如各標題的樣式、頁面背景等等的設置。經過以上三步后,一個直觀的圖表就插入到你的電子表格中了。
計算總體的各項統計值
即是每天的三項數據合計、每天三項數據的平均值。陰影部分的數據則是一周內三項數據合計、一周內三項數據的人均值。
上面是直接在單元格中編輯公式進行計算,這里的各項數據,則可以利用函數進行,各位體會利用函數進行計算的高效率。
(1)計算星期一早退項的兩個統計值。
計算合計:單擊選定單元格C13,再單擊工具欄中的插入函數符號f*(或單擊“插入/函數”菜單命令),在出現的“函數列表”對話框中,在“常用函數”類中選擇“SUM”函數,按“確定”按鈕后,在單元格C13中會出現公式“=SUM()”,這時在括號內輸入統計數據的范圍(這里是C3~C12),于是在括號中輸入“C3:C12”表示合計的范圍,輸入完畢后回車后即可完成。
計算早退的人均次數:選定存放此數據的單元格C14,然后按照計算合計的方法插入求平均值的函數AVERAGE(),選定同樣的統計范圍,即可得出此項統計結果。
(2)計算星期一的其它兩項值和其它各天的各項統計值。
首先選定C13~C14兩個單元格區域,然后按照上面拖動的方法,向右拖動,直到T14,拖過的區域即可計算出需要的統計值。如果有單元格中出現字符“####”,這是由于函數在進行統計時,表格中沒有原始數據,被除數視為“0”,所示出現上述字符,只要在表格中輸入原始數據,則計算結果就會代替上述字符了。
經過上述所有步驟,一個考勤統計表就做好的,其中運用了一些公式和常用一兩個統計函數。只要每天輸入考的三項數據,需要的考勤結果就會馬上出來。
在電子表格中使用公式
在電子表格中,公式是由數值和運算符級成的,數值可以包括數字和引用某些單元格的數值,運算符包括:加、減、乘、除、乘方、百分比等。所以電子表格的公式具有下列的基本特性:公式都是以等號“=”開頭;輸入公式完畢確定后,單元格內顯示的是公式的計算結果;當選定單元格后,公式的表達式出現在公式編輯欄中。如選定某個單元格后,就可以在其中輸入“=(A1+A2+A3)/3”,編輯這類公式時,可先輸入等號,需要的單元格,可以鼠標單擊,運算通過鍵盤輸入就比較快了。象這樣在電子表格中進行有關運算,效率則比較低,如果需要計算某行(列)幾十個單元格的數據匯總,就很不方便,由于電子表格內置了大量的函數,如果在公式中使用這些函數,則可以大大簡化公式,提高工作效率。下面以一個例子,通過常用函數的使用說明函數在公式中的使用方法。
如圖(^60090107c^)所示,是一個日常考勤表,其中的.數據是動態的,也就是說,當每天輸入數據時,各人出勤情況馬上出現在各人相應的“個人合計”和“個人平均次數”,每天出勤情況將出現在相應“總體合計”、“總體平均次數”、“最多次數”、“最少次數”,其中最后陰影部分則是一個星期的總體情況(如星期三的數據輸入完畢后,此區域則體現到本日止三天的總體情況,當一個星期的數據輸入畢后,此區域的數據就是一個星期的總體數據了。要達到這樣的效果,可進行如下操作:
(1)按表中的格式做好表頭,只要做好星期一三個項目后,并選取為一個區域,然后按上面介紹的方法在行中拖動,即可依次填充。職工號則按上面介紹的方法快速填充(此處只以10個職工為例)。
(2)計算個人的各項合計統計值(即“個人合計”和“個人每天的平均次數)。
首先計算第一個職工(即圖3中的張三)個人的兩項統計值。計算一星期的早退總次數。單擊單元格R13,在其中輸入計算公式:=C3+F3+I3+L3+O3(可以輸入等號后,點擊一個單元格,再鍵入,然后又單擊一個單元格,再鍵入一個“+”,依次類推,直至輸完),輸入完成后,要以回車鍵結束。
計算一星期的遲到總次數:按計算早退的方法,在單元格S3中輸入公式:=D3+G3+J3+M3+P3。
計算一星期的曠工次數:按計算早退的方法,在單元格T3中輸入計算公式:=E3+H3+K3+N3+Q3。
計算每天平均次數:在單元格U3、V3、W3中分別輸入計算公式:“=R3/5”、“=S3/5”、“T3/5”即可計算出各人的每天出勤情況的平均值。
(3)計算其它各人的個人兩項統計值(即“個人合計”和“個人每天的平均次數)。
上面計算出第一個職工的各項統計值后,其它各人的統計值可以采用拖動填充的辦法快速完成:首先選定R3~W3的單元格區域,然后把鼠標指向此區域的右下角,待鼠標變為黑十字光標時,按住鼠標左鍵向下拖動,直至最后一個職工為止,這時你會看到,拖過的區域都出現數字“0”,這是因為前面各人每天的數據都沒有輸入,所以計算結果都是0,你可當試輸入幾個數據,就會發現統計數據也會隨著原始數據的輸入而不斷變化,這正是日常工作所期望的效果。
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