英文商務信函寫作格式
引導語：商務英語是以適應職場生活的語言要求為目的，內容涉及到商務活動的方方面面。商務英語課程不只是簡單地對學員的英文水平、能力的提高，它更多地是向學員傳授一種西方的企業管理理念、工作心理，甚至是如何和外國人打交道，如何和他們合作、工作的方式方法，以及他們的生活習慣等，從某種程度上說是包含在文化概念里的。由此可見商務英語在我們的工作中十分重要。今天就由的小編帶大家了解一下英文商務信函寫作格式吧!
英文商務信函寫作格式
英文信函分為混合式和齊頭式。
混合式：每一段的首行縮進兩格。落款在信末中間靠右下的位置。 齊頭式：信的所有內容都靠左，段與段之間空一行。
英文信函的習慣用法，由以下幾個方面組成：
(1)信頭 The heading
信頭是指信紙上印刷或打印的企業名稱、廠稱、地址、電話號碼、電報掛號、主管人姓名等。通常情況下，公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發信人的姓名，地址，電話，傳真等。當我們撰寫傳統信件時，直接使用這種信箋紙就可以。
(2)編號和日期 The reference number and the date
方便以后查信使用。Your ref: (你方編號) Our ref: (我方編號)
日期通常打印在信頭的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式寫法是日、月、年;美式寫法是月、日、年。為了避免誤解，日期、年份用數字表示，月份則用英文表示，第一個字母要大寫，也可用縮寫。比如May，1998(美式寫法);1，May，1998(英式寫法)。
(3)信內地址 The inside address
與信封上的收信人名稱和地址相同，通常打印在信紙的左側，低于日期位置2—4行，也可在簽字位置下2—4行。
書寫收信單位名稱時，應特別尊重對方的習慣，不能隨意增刪公司名稱前的冠詞The，也不能隨意改用繁寫及縮寫，如Company與Co.之間不能互換，否則會被認為是不禮貌的行為。收信人地處的書寫格式與信封相同。
(4)稱謂 The salutation
在英文信函中，相同于“閣下”、“先生”等類禮貌性稱謂，常用Dear sirs”;稱呼企業，公司的婦女組織常用Madams，Ladies;無具體收信人姓名用Dear Sir or Madam 稱呼收信者。
收信人是個人，就應在收信人姓名之前加稱謂，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于稱呼市長、部長、大使等)，Pres.(總經理、會長、總統等)，Prof.(教授)等等。
(5)開頭語The open sentences
開頭語沒有統一的格式，但習慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內容加以綜
合敘述，使對方一目了然這是答復哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，并表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節，要求簡單明了。
(6)正文 The body of the letter
正文的地位和內容與中文書信相同。在英文商業信函中，信文從稱謂下兩行起書寫，行間相距一行，段落間空兩行。信文以占信紙的四分之三為宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齊，右起第一字不必一律取齊，但盡量要考慮到整齊美觀。
(7)結尾語The closing sentences
結尾語一般用來總結文本所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答復詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結束后，另起一段寫結尾語。
(8)結束語 The complimentary close
英文商業信函的結尾是寫信人的謙稱，相當于“敬上”的意思。若收信者為公司，謙稱則常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等;若收信者為個人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，結尾的謙稱后必須加逗號。
(9)簽署 The signature
簽署由兩部分組成，
一是寫信人的簽名，
二是打印出的寫信人的姓名。簽名用鋼筆或圓珠筆寫在結尾謙稱下5行的位置內。盡量不要用印章，用印章的話，說明該信件并非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。為易于辨認，在簽名下還應打印姓名，有時還將職銜一并打印。常見的職銜有：Chairman of the Board of directors(董事長)，President或Genera1 Manager(總經理)，Director(董事)，Stand Director(常務董事)，Manager(經理)，Head of Department(職員)，Manageress(女經理)，Head of a Department(處長)，Section chief(科長)等。
需要指出的是，寫信人如要代表企業單位或代理簽署時，應在結尾謙稱下打印出全部大寫的企業單位名稱，然后才簽署，以表明該信不是以寫信人個人身份寫的.，信由所述事宜均由企業單位負責。
(10)、附件 Enclosure
如果信中有附件，應在左下角注明Encl. 或Enc.。
例如： Encls: 2 Invoices Enc.: 1 B/Lading
(11)其它
商業信函除上述內容外，還經常遇到以下情況：
①寫信人提請對方特定人員注意時，可在信內姓名及地址的下面或在稱呼同一行之右側說明，并加上Attn.(Attention的縮寫)字祥，也可在字下劃橫線表示。
②寫信人為使對方迅速、正確地理解信所談的主題與目的，常在信內列出“事由”項，記在信文的上方，并在Subject底下劃橫線，以提醒對方注意。
③為便于商業信函留存查閱并分清責任，書信下部注有發信人及打字員姓名的第一個字母，位于署名下兩行的左下方。
④為說明信所附附件，便于收信人清點，可在發信人及打字員姓名的字母下行加注。
⑤如信文寫完后需要補充一點，或加附與信文主題無關的簡短內容時，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.(Postscript的縮寫)引導。
商務英文道歉信案例1：
Dear Mr/Ms,
We are sorry we cannot send you immediately the catalogue
and price list for which you asked in your letter of
March 10. Supplies are expected from the printers in two
weeks and as soon as we receive them, we will send you acopy.
Yours faithfully
Lily
尊敬的先生/小姐，
對三月十日來信所要目錄和價格單，很抱歉不能馬上寄去。
印刷商兩周后供貨，一旦收到，我們將給您寄去一份。
您誠摯的
莉莉
商務英文道歉信案例2：
Dear ms. grasso:
thank you for interviewing me at credit technologies. i was impressed with the company and the type of banking services the corporation provides.
your comments gave me a good understanding of the business and your expectations for the attorney you are seeking. i am confident that my background and experience in banking law and my ability to analyze statutes and regulations in detail could be useful to credit technologies.
if you were to offer me this position, i believe that i could provide services that would meet the high standards of your corporation.
i look forward to talking again with you soon.
very truly yours,
richard t. hamilton
親愛的格拉索女士：
謝謝你用信用技術面試我。這家公司和該公司提供的銀行服務給我留下了很深的印象。
你的評論使我對你所尋求的律師業務和你的期望有了很好的了解。我相信，我在銀行法方面的背景和經驗，以及我詳細分析法規和規章的能力，對信貸技術是有用的。
如果你能給我這個職位，我相信我能提供符合貴公司高標準的服務。
我期待不久能再次與您交談。
你真誠的朋友
李察-漢密爾頓
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