再過幾個月就到了打工人寫年度工作總結的季節了。這10多年來我也看過不少工作總結，有入職新人寫的希望風格，也有職場老鳥敷衍了事的。但是能給我留下深刻印象的工作總結不多。工作總結該怎么寫？怎么樣才能寫得出彩？是一個困擾很多職場人的問題。
早晨泡好咖啡打開電腦，熟練地敲出“年度工作總結”六個加粗的大字后，第一個問題就是寫什么呢？回想忙忙碌碌的一年，好像沒有做什么驚天動地的大事，多是些雜事，沒有啥亮點可以來寫。一篇沒有亮點的工作總結，絕對不是好總結。那我們今天就從工作總結的關鍵入手，如何找到亮點。
首先問大家一個問題，你對工作亮點的定義是什么？有人會說亮點就是完成了工作目標，亮點就是學到了新技能，解決了頭疼的問題……我覺得亮點概括起來就兩點，第一，它是差異化的體現。比如大家都完成了某項工作指標，大家都一樣的好，那就不算是亮點。但是，如果你超額完成了指標，在一群人中個兒最高，你就是亮點。其次，亮點是私有的，個性化的。還舉上面的例子，大家都完成了指標。對于職場老鳥來說，這就是分內事。而對于剛進職場的新人來說，同樣的指標就是嚴峻的挑戰，達成目標一定是克服了困難，最終獲得了成長，這就是亮點。簡單來說，亮點就是與眾不同，實現自我超越的結果。
有的時候好的結果可能是運氣帶來的，如果我們就此滿足了，這無異于靠天吃飯。這種亮點沒有可持續性，結果充滿不確定性。我認為亮點應該是計劃好的，而不是事后“總結”出來的。所以做年度總結之前，我們應該有一份工作計劃。所謂工作總結就是對年初制定的工作計劃進行檢查和評價而已。
一份好的個人工作計劃，需要包含以下要素。
1）要設置科學的目標，也就是要符合SMART原則。
–S代表具體(Specific)，要切中特定的工作指標，不能籠統;
–M代表可度量(Measurable)，數量化或者行為化的，驗證指標的數據或者信息是可以獲得的;
–A代表可實現(Attainable)，在付出努力的情況下可以實現，避免設立過高或過低的目標;
–R代表相關性(Relevant)，與工作的其它目標是相關聯的;指標是與本職工作相關聯的;
–T代表有時限(Time-bound)，注重完成的特定期限。
2）有工作方法，知道怎么來做。
3）按照時間進度識別出任務的關鍵節點，設置好里程碑（Milestone）用于及時檢查和糾偏。
4）一定要有明確的交付物，這樣便于后面的評價和改善。
此外，工作計劃還要和自己的個人發展計劃（IDP）結合起來。將具體的工作任務和自己能力提升的需求聯系起來。這樣一些簡單的事務性工作都會變得有意義，關鍵是能幫助你提煉出亮點。舉個例子，讓大家體會一下工作計劃和IDP結合產生的化學反應。
一個新入職的采購員，一般都會被安排整理合同檔案這樣的工作。這是個典型的事務性工作，只要在規定時間內，按照存檔要求做好整理就OK了。單純從工作內容和結果來看，真的沒有什么亮點。但是，這個新采購員他有自己的IDP，他的第一個階段目標就是掌握采購流程，熟悉業務，盡快成長為老鳥，可以獨當一面。有了能力提升的需求，那么他在整理合同的時候就會留心觀察合同后面的過程文件，這些過程文件就是采購流程的執行結果。通過閱讀這些文件，相當于從第三人稱視角做了一遍業務。如果整理100份合同，積累了100個業務的經驗。此外，他還會對采購物資的種類、價格水平、供應商情況等等有更多的了解。甚至通過對比不同采購員的單據，發現每個人的特點，對他們的專業水平有自己的評價。試想到了年底總結的時候，這位新人對流程、業務還有團隊都有自己深刻的理解，甚至能提出極具價值的改善建議。看了這樣的報告之后，領導對這位新人的評價很可能是，工作積極主動，有想法，看問題全面深刻。這就屬于尖子生，要著重培養，發展的機會也就比其他新人多。
工作計劃有了，執行也是個關鍵環節。評價一個人的執行力最簡單的標準就是“靠譜”。要做到這一點，首先要建立一個歸納整理和有效跟蹤的系統來管理我們的工作項。保證每一項工作任務都被及時地記錄，不會被遺忘。并且根據優先級設置提醒功能，有條不紊地處理。這樣做的好處是，你會形成自己的工作節奏，更有效地管理時間，提高效率。把工作和生活分隔開，提高生活品質。這一點是多么重要，中年職場人應該深有體會。另外，建議大家養成做工作記錄的習慣，在總結和回顧的時候你就不會錯過一些關鍵的信息和細節。在一些生死攸關的時刻，幫助你逃脫升天。
因為工作中用郵件比較多，所以我用Outlook的任務功能建立了自己的工作管理系統。它的優點是可以和郵件無縫對接，直接轉化為任務，還可以設置優先級和提醒。最棒的是，每一個任務項不但可以記錄文字，還可以插入PDF、excel和圖片等附件。如果空間不夠，也可以和onenote鏈接，擴充空間任你發揮。缺點是在移動端體驗不好，對多人任務的支持也不夠。關于To do list相關的話題，網上有很多的心得，工具也很多，比如印象筆記、Notion等等。大家有興趣可以根據自己的情況來選擇。關于執行力方面是一個比較大的話題，三言兩語也說不完，這里我推薦大家去了解一下GTD，這本書介紹的方法很實用，可以提高你的工作效率。
我們從如何寫工作總結聚焦到找“亮點”上，然后順著邏輯談了工作計劃和執行的相關內容，接下來我們要談的就是Check，檢查。檢查的環節必不可少，通過定期的檢查可以及時發現工作中的不足，進行調整確保工作目標的達成。針對檢查中發現的問題和自己能力上的短板，要總結經驗和方法，進行改善。這些動作有人稱之為“復盤”，那么年度工作總結就是一次"年終大復盤“。
啰里啰嗦講了一堆，我們來梳理一下，看看怎么樣才能寫好工作總結。
1）首先我們制定了計劃——種下亮點的種子（P）；
2）接著我們運用科學的方法和工具去實施計劃——給種子澆水、施肥（D）
3）過程中不斷地檢查發現問題，總結經驗和方法——給我們的亮點樹除蟲、修剪（C）
4）有了總結的經驗和方法后，實施改善活動來提升能力——收獲亮點果實（A）
一套流程下來，再接受新的挑戰，繼續一個PDCA循環。PDCA循環又叫戴明環，是質量管理的工具。當然工作質量提升也屬于質量范疇，一樣可以使用PDCA來不斷改善。每一個PDCA循環是沿著臺階向上的，而每一級臺階就是IDP中的一個Milestone。當我們理解了這套模型，就能提前規劃亮點，然后把它做出來，最后寫總結就是水到渠成的事了。
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